Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Anastacia Brice: Příběh první virtuální asistentky na světě

Oficiálně první virtuální asistentkou (VA) je Američanka Anastacia Brice. Ve světě se toho o ní ví hodně, u nás skoro nic. Přečtěte si její příběh poprvé v češtině!

Píše se rok 1996. Třiatřicetiletá Američanka Anastacia Brice pomáhá na dálku po telefonu a faxu osobnímu kouči Thomasu J. Leonardovi (Coach U). Jednoho dne, když spolu telefonicky hovoří, ji Leonard označí za svou „virtuální“ asistentku.

Zrod externího administrativního asistenta

Jak se k asistenci na dálku vůbec dostala? V roce 1992 odešla z klasického pracovního prostředí a založila si podnikání z domova, zprvu postavené zejména na plánování cest a jiné praktické výpomoci podnikatelům.

Anastacia Brice

Zdroj: anastaciabrice.com

Tak se jí v hlavě začala rodit vize o externím administrativním asistentovi: o člověku, který využívá veškerých dostupných internetových technologií v kombinaci s „obvyklejšími“ kancelářskými postupy. Uvědomila si, že díky moderním způsobům komunikace může pracovat odkudkoliv pro jakéhokoliv klienta kdekoli na světě.

AssistU, firma pro VA

Leonardovo pojmenování se Anastacii Brice líbí, a navíc se chce stát průkopníkem v oboru, který považuje za perspektivní. Začátkem roku 1997 byl publikován článek o její práci virtuální asistentky v magazínu The Secretary (nyní Office Pro), obchodní publikaci Mezinárodní asociace administrativních profesionálů.

Hned na jaře toho roku zakládá v Baltimoru ve státě Maryland první společnost pro virtuální asistentky, a tím dostává tato profese své oficiální označení. A rovněž zkratku – VA. Firma AssistU rychle roste, stejně jako se zrychluje technologický pokrok umožňující rozvoj činnosti asistentů na dálku. Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou jejich alfou a omegou.

Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou alfou a omegou VAA podnikání  Anastacie Brice má žně: školení, koučování, podpora a certifikace virtuálních asistentů, jejich následné propojení se zákazníky a doporučení pro klienty, kteří chtějí pracovat s VA, je na trhu novinkou, která by se dala označit jako spojení pokroku a poptávky.

Jak jinak než virtuálně

Intenzivní 20týdenní vzdělávací program pro virtuální asistentky nabízela Anastacia Brice až do roku 2011. Byl navržen – jak jinak – jako virtuální kurz na dálku, který byl na více než 900 stranách obsahu k dispozici každému vážnému zájemci.

V roce 2011 školení přepracovala na samostudium s mentorem „mezi čtyřma očima“ (Virtuální mentorský program). Její obchodní model vždy byl a je určen zejména pro ženy, kterým podle své filozofie pomáhá žít hluboce autentický život.

Odbornice na virtuální práci

Že se Anastacia Brice stala ve svém oboru opravdu průkopnicí, to doložily například ocenění VACOC InnoVAtive Award v letech 2006 a 2007 za průkopnickou práci a vedení v této oblasti. Ještě předtím, v roce 2002, byla nominována na ocenění Fast Company’s Fast 50.

Působila jako odbornice na virtuální práci v Mezinárodní asociaci pro solopreneury – neboli podnikatele podnikající sólo, tedy řídící si svůj byznys výhradně sami, na vlastní pěst.

Dnes je častým hostem v rádiích, ona a AssistU byly v souvislosti s virtuální asistencí uváděny v mnoha online a tištěných publikacích (mimo jiné třeba Time Magazine, BusinessWeek nebo The Wall Street Journal). Zmíněna byla také ve více než desítce knih, včetně proslulého Čtyřhodinového pracovního týdne, o kterém bych řekla, že povědomí o virtuálních asistentkách přinesl do České republiky vůbec nejvíc.

Blog virtuální asistentky

Kontakt

Mgr. Michaela Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

IČ: 75486717
Jsem vedená k tomu vám sdělit, že jsem vedená u ŽÚ v Plzni.
Neplátce DPH

Z důvodu rodičovské dovolené jsou mé služby nyní omezené. Plně k dispozici budu opět od září/října 2020. Děkuji za pochopení.

Reference

„Michaela je velmi spolehlivá a organizačně schopná. Zvládá s přehledem stresové a krizové situace a pracuje s plným nasazením a neutuchajícím elánem. Přidělené úkoly vždy zodpovědně a samostatně plní. Dokáže předvídat, co je třeba a nečeká vždy, dokud se jí úkol nepřidělí, ale sama se aktivně zapojuje. Dokáže řešit nejen dílčí záležitosti, ale i celé projekty. Její optimistický přístup, vyrovnanost a nadšení se přenáší i na ostatní, což je velmi pozitivní při kolektivní práci. Navíc ovládá několik jazyků, ve kterých dokáže profesionálně reprezentovat a komunikovat se zahraničními obchodními partnery.
Každý podnikatel potřebuje kolem sebe lidi, na které se může spolehnout a kterým věří. Michaela přesně takovým člověkem je. Spolupracuji s ní již od roku 2012 a za celou dobu mne jedinkrát nezklamala. Má mou plnou důvěru a podnikání si již bez ní ani neumím představit.“

Libuše Sládečková, www.libusetravel.cz

„Velice příjemná spolupráce obohacená dobrými nápady a pro mou profesi nezaujatou zpětnou vazbou. Vzhledem k tomu, že nevládnu jazyky, využívám spolupráce s Internetovou sekretářkou hlavně ke komunikaci se zahraničními galeriemi a klienty. V těchto ohledech je pro mě virtuální asistentka Míša dlouho hledanou a potřebnou pomocí.“

Doris Tesárková Oplová, www.dotatelier.com

„Spolupráci s paní Divišovou můžeme jen doporučit. Vše bylo vždy perfektně provedené ve velmi krátkém čase. Velmi si ceníme názorů a nápadů, kterými okořenila texty na našich webových stránkách. Jsme rádi, že jsme po dlouhé době a ne úplně dobrých zkušenostech našli partnera, kterému můžeme věřit, že výsledek naší spolupráce bude vždy vynikající.“

Petr Kubias, www.cubicor.cz

Zajímají vás další výhody internetové sekretářky? Chcete si vyzkoušet služby virtuální asistentky? Vytočte +420 607 226 624, nebo pište na vase@internetovasekretarka.cz