5 tipů, jak si usnadnit delegování práce

O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.

1. Uvědomte si své silné stránky a prioritní úkoly, o které se postaráte jen vy

Co je vaší hlavní zodpovědností, aby vám vaše podnikání přinášelo zisk? Neztrácíte zbytečně čas na úkolech, který by za vás zvládl vypracovat někdo jiný? Sepište si své silné stránky, na kterých vaše podnikání stojí a bez kterých by nemohlo vydělávat. Jaké priority na bázi denních, týdenních a měsíčních úkolů z vašich silných stránek vyplývají? Na ty se soustřeďte a co nejvíc z těch zbylých delegujte. Aby vám zbyla energie a čas na to důležité.

Tip pro sepsání seznamu úkolů a jejich rozdělení na nejdůležitější, důležité a méně důležité najdete v článku 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat.

2. Vytvořte si pro delegování plán s postupy a procesy

Pokud vám ze seznamu úkolů k delegování vyplynou činnosti, které se často opakují, je dobré si každou z nich zmapovat po jednotlivých krocích a udělat si z nich checklist. Nic složitého, stručně a jednoduše v bodech sestavíte souhrn kroků do Wordu, Excelu nebo do online aplikace, kterou rádi používáte.

Pro delegování dané činnosti máte tak už připravený postup, a ten, na koho jej následně delegujete, jej při zpracování úkolu prochází, odškrtává si, co je hotovo a co je potřeba ještě zpracovat. Checklist vám zároveň pomůže se na danou činnost podívat s odstupem. Třeba vás při jeho sestavování napadne přeskupit jednotlivé kroky a celý postup zefektivnit. S každým dalším opakováním pak můžete už ve spolupráci s virtuální asistentkou postup vylepšovat a vaši práci díky zkušenostem a nápadům dalšího člověka celkově obohatit.

Takto promyšlené a předem připravené pokyny a postupy pro delegování vám dále pomohou nastavit si krok za krokem procesy, které povedou k finálnímu výsledku. Zohledněte v nich i různé možnosti řešení případných komplikací, které se mohou objevit, nachystejte si záložní plán, pokud něco nepůjde podle očekávání. Každopádně nyní máte vytvořený nástroj, jak snadno předat úkol i zkontrolovat práci druhého.

Při tvorbě plánu pro delegování se rovnou zamyslete také nad tím, k jakým dalším činnostem využijete ušetřený čas. Nemusí to být nutně jen další práce, pro podávání skvělých výkonů je také důležité relaxovat. 🙂

3. Zamyslete se nad výběrem parťáka

Při tvorbě plánu vám z něj vyplyne řada konkrétních úkolů, na jejichž plnění si můžete vyhledat specializované asistentky, které se zabývají právě tím, co potřebujete řešit.

Podrobněji se tímto tématem zabývám v článku 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy.

Pro vaši finanční představu takové spolupráce zkuste odhadnout, kolik vám každý z vytipovaných úkolů zhruba zabere času a porovnejte strávený čas s vaší hodinovou sazbou. Připočtěte i odhadovaný čas na zaučení externí asistentky – přičemž pokud už je specializovaná na úkoly, které potřebujete delegovat, nemělo by jít o nikterak velké množství času. Nakonec vše srovnejte s částkou, kterou by si v průměru za tolik a tolik hodin naúčtovala (ceník najdete na jejím webu) – a hned vidíte, jestli se vám daná činnost vyplatí delegovat, jestli odvedená práce vyjde levněji než kdybyste si ji dělali sami. Jedná-li se o opakované úkoly při dlouhodobé spolupráci, je to ještě zřejmější – protože jednorázové zaučení je v tomto případě rozhodně investicí, která se vám vrátí  -, nicméně mnohdy se výpomoc vyplatí i na jednorázové úkoly.

Mít alespoň hrubý odhad, na kolik hodin týdně/měsíčně budete pomoc online asistentky potřebovat, se vám vyplatí i z důvodu plynulejší komunikace s budoucí spolupracovnicí. Většina virtuálních asistentek pracuje pro několik klientů najednou, takže zpravidla chtějí předem vědět, na kolik hodin její služby využijete.

4. Nepodceňujte přesné zadání a ujasnění podmínek

Zde se opět opřete o svůj předtím již vytvořený plán. Když už jste popsali činnost krok za krokem, zaměřili se i na problematická místa, kde vznikají chyby, a jejich možná řešení, nastal čas na přesné zadání a ujasnění podmínek. Promluvte si s asistentkou o tom, zda všem bodům rozumí, sepište si dotazy a nejasnosti a vaše odpovědi na ně, vyjasněte případně i kontext úkolu – proč je co důležité udělat, jaký je smysl dané práce, co vám splněný úkol přinese, jak si představujete ideální výsledek. Domluvte se na potřebných nástrojích, které budete společně využívat – ať už se jedná o sdílenou aplikaci pro plánování a sledování průběhu úkolů, sdílení souborů např. přes Google Disk, přístupy do mailu, WordPressu či jiného interního systému, zkrátka na všem, co je potřeba zajistit k dokončení úkolu.

Přesné zadání a ujasnění podmínek vám do budoucna obrovsky pomohou, pokud byste delegovali na někoho dalšího. Vše máte jasně sepsané, připravené k předání a na zaučení nového parťáka strávíte méně času.

5. Stanovte termín splnění, ale i průběžné cíle

V neposlední řadě zvažte, v jakém časovém horizontu by měly být zadané úkoly splněny. Stanovení finálního termínu, stejně jako vymezení požadovaného výstupu hraje důležitou roli, a velmi vám v tom může pomoci, když určíte průběžné cíle s dílčími termíny. Sledování průběhu plnění úkolu a správné nasměrování k požadovanému výsledku je s nimi o moc jednodušší.

Na začátku spolupráce se vyplatí domluvit se s externí asistentkou, ať vám první úkoly posílá k náhledu po jejich rozpracování, a dejte jí k dosavadnímu zpracování zpětnou vazbu. Pomůže vám to lépe se sladit a delegování si nastavit podle vašich přestav. Zpětnou vazbou nešetřete ani v případě splnění průběžného cíle, a samozřejmě po dodání celkového výsledku. Bylo vše provedeno dle nastavených očekávání? Je potřeba ještě něco upravit, zapracovat, doladit?  Dejte to vědět. Zdokonalujete tím nejen práci toho, na koho delegujete, ale i své vlastní umění delegovat.

Jak poznáte, že delegování probíhá tak, jak má? Přináší vám úlevu, nikoli obavy

Už dříve jsem psala, že delegování je sám o sobě proces, který se učíme, na kterém pracujeme a který v čase pilujeme k dokonalosti. Vím, že vůbec to zkusit vyžaduje velkou odvahu. Ale jak řekl klasik:

„Pod našimi největšími obavami se často schovávají naše největší životní dary a nadání.”
John Gray

Odměnou za odvahu pustit se do toho a najít si správný postup vám bude nejen více času na důležité věci, více práce za kratší čas a lepší výsledky, ale také ten skvělý pocit, že vaše firma se konečně staví na vlastní nohy, stále častěji může fungovat i bez vás a vy se můžete jen radovat, že se nemusíte starat úplně o všechno sami.

Zajímají vás možnosti spolupráce s virtuální asistentkou? Přečtěte si více o tom, jak spolupráce probíhá, projděte si odpovědi na časté dotazy, případně mne neváhejte rovnou kontaktovat.

3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.

Delegování úkolů na někoho jiného je zpočátku těžké, stejně jako jiné nové dovednosti, když si je osvojujete.

Delegování práce virtuální asistentce

U předání práce někomu dalšímu vás navíc může blokovat třeba strach, že neudělá zadanou práci tak dobře jako vy. Nebo ji dodá pozdě. Můžete se bát taky toho, že někoho zaučíte, a on vaše know-how použije jinde (nedejbože u konkurence). Všechny tyhle obavy jsou pochopitelné a samozřejmě je potřeba si pro delegování vybrat spolehlivého a prověřeného partnera. Jak? O tom si povíme více v některém z příštích dílů.

3 plusy delegování

Nyní se však vraťme k delegování jako takovému. Jakmile si celý proces osvojíte, tak stejně jako každá nová užitečná dovednost vám najednou přinese do života několik zásadních výhod. Což jsou zároveň i ony 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat. 🙂

1. Přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od práce skutečně důležité, klíčové pro rozvoj firmy

Když máte firmu, zejména malou firmu, často musíte sedět na mnoha židlích najednou. Pracujete od nevidím do nevidím, abyste všechno stihli. Nekonečný seznam úkolů, pouze dva nebo možná tři skutečně o tom, o čem jste kdysi snili, že budete jako podnikatel dělat. Kromě toho jste taky svou účetní, asistentkou, správcem webu nebo sociálních sítí… Ale když za vás tyhle “úkoly okolo” někdo převezme, můžete se věnovat těm dvěma či třem klíčovým. A taky se připravíte na situace související s rozvíjením firmy. 🙂

Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze. Čas získaný delegováním najednou můžete využít na činnosti, které vaší firmě přináší reálné výsledky. Pracujete NA svém byznysu (a ne VE svém byznysu jako “zaměstnanci svého podnikání”).

Delegováním úkolů s příslušným nastavením procesů budete zároveň připraveni na situaci, kdy poptávka po vašich službách roste a váš úspěch (v porovnání s fungováním v módu “všechno zvládnu sám”) nebude limitován. Protože při dobře nastavených procesech můžete v klidu delegovat i na více parťáků najednou, když práce přibývá.

Delegování úkolů asistentkám

2.  Neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, a tomu se budete věnovat na 100 %

Tohle je podle mě obrovská přidaná hodnota delegování. Současně s ním si neustále zpřesňujete vaše priority, naučíte se oddělit podstatné úkoly od těch méně podstatných, skutečně důležité od těch ne až tak důležitých.

Nevíte, jak na to? Tip pro začátek:

Na papír si sepište seznam veškerých úkolů, které zahrnuje vaše práce. Zaměřte se i na ty nejmenší detaily jako jsou třeba zatřídění dokumentů nebo vyřizování e-mailů. Soubor všech úkolů si následně rozdělíte jako na semaforu:

  • Červené (stopka, blokuje vás) – úkoly zabírající spoustu času, které ale vaši firmu dopředu příliš neposouvají. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení opakujících se problémů nebo činností.
  • Oranžové (už se to rozjíždí) – úkoly, které jsou specializovanější, ale ve skutečnosti nejsou důvodem, proč jste se pouštěli do podnikání. Jsou důležité pro to, aby váš byznys vydělával, ale naučit se jim opravdu dobře vám zabere více času než si můžete dovolit ztratit. Jedná se třeba o marketing na sociálních sítích, SEO, vedení blogu, aktualizaci e-shopu.
  • Zelené (a jedete!) – úkoly, které jsou důvodem, proč jste vybudovali vaši firmu. Jsou vaší předností, vaší vášní, tím, co vás pohání, u nichž se cítíte skutečně nadšení. A těch byste se měli držet především, protože plnění právě těchto úkolů je tím, čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání.

Tohle “světelné rozlišení”🙂 se stane vaším výchozím opěrným bodem, z něhož se rozhodnete, co skutečně musíte udělat vy sami a co může udělat někdo jiný. Kromě zelených úkolů byste si měli ponechat pouze úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chcete mít absolutní kontrolu, strategická a personální rozhodnutí a věci obsahující důvěrné informace, jež nechcete sdílet ani v případě podepsání NDA.

3. Dále se zdokonalujete ve vašich klíčových úkolech

Když předáte rutinní úkoly, které je třeba udělat, ale vám zpravidla nepřináší žádnou radost, a i třeba jen část těch specializovanějších, v nichž mívají virtuální asistentky zpravidla dobré zkušenosti, snadněji se zaměříte na úkoly klíčové a důležité pro růst vaší firmy.

Díky předání ostatních úkolů se v této zásadní práci dále zlepšujete. Vzhledem k tomu, že jde o práci, které jste se vždycky chtěli věnovat (ale předtím na ni nebylo tolik času), a vy se jí teď věnujete skutečně naplno, neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, ve vašich klíčových úkolech se zdokonalujete. Současně s tím bude růst vaše firma a vy konečně převezmete otěže nad svým podnikáním.

Delegování práce usnadní podnikání

 

Delegování pro úspěšnější podnikání a šťastnější život

Naučit se delegovat práci samozřejmě chvilku trvá. Někdo se nejprve učí důvěřovat lidem, jiný se pere se systémem zadávání úkolů, každý to máme jinak. Vše bývá otázkou i několika týdnů či měsíců.

Nicméně s každým dalším úkolem, který se vám podaří delegovat, se v této dovednosti zlepšujete. Zároveň umožníte parťákům, na které delegujete, zažít pocit z dobře vykonané a smysluplné práce. Celkově se pak vaše podnikání stává mnohem zábavnější činností, přispívá k vaší seberealizaci a ke šťastnějšímu životu. Kromě více času na rozvoj byznysu budete mít totiž najednou taky víc volného času na rodinu, koníčky, vzdělávání…

Nebojte se vyzkoušet něco nového. Delegujte. Protože delegování se vyplatí.🙂