Štítek: práce na dálku

Co umí (4): Loom, Dropbox, Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Chcete vašim spolupracovníkům nahrát důležité informace, ke kterým se mohou opakovaně vracet? Potřebujete spolehlivé rozhraní pro správu úkolů a organizaci projektů? Pročtěte si podrobnosti o aplikacích, které jsou pro to určeny.

Ve čtvrté části „Co umí“ se věnuji aplikaci Loom, což je šikovný online nástroj pro tvorbu informativního či vzdělávacího videa. Stačí jen poslat odkaz a adresát videa si jej díky tomu může opakovaně pouštět a vracet se k tomu, co je pro něj důležité. Pro uložení a sdílení potřebných (i velmi velkých) souborů pak skvěle poslouží Dropbox. Nakonec si posvítím na několik různých aplikací pro správu úkolů a organizaci projektů – konkrétně na Asanu, Trello, Freelo, Dropbox, Teamwork a Basecamp.

Loom (v angličtině)

Loom je aplikace, se kterou můžete nahrávat plochu počítače a zároveň natáčet sami sebe. Tato aplikace také umí nahrávat zvuky, které se přehrávají v počítači. Nejvíce se tento online nástroj uplatňuje v oblasti vzdělávání, je ale vhodný např. i při komunikaci s kolegy či zaměstnanci. Aplikace funguje na počítačích s operačním systémem Windows a iOS. Po natočení lze video upravit a následně jednoduše sdílet na sociálních sítích či přes e-mail pomocí URL adresy.

Ovládání je velmi snadné, a hlavně šetří mnoho času. Adresát si jej může přehrát kdykoliv, a i třeba několikrát po sobě. Aplikace Loom tak mnohdy nahrazuje online schůzky, kde je potřeba pouze svým kolegům sdělit důležité informace. Aplikaci lze využít i zdarma, ale dostupných je maximálně 25 videí na uživatele a video může být o délce maximálně pěti minut. Ve verzi Business a Enterprise máte v ceně řadu prémiových funkcí. Je dostupné neomezené úložiště, neomezená délka záznamu či můžete využít nástroje pro kreslení.

Dropbox (v angličtině)

Dropbox je jedna z nejstarších cloudových služeb, která slouží k ukládání souborů. Dropbox si můžete nainstalovat nejen do svého počítače, ale i do svého chytrého telefonu. Velmi užitečné a praktické je, že se k Dropboxu můžete přihlásit odkudkoli a snadno se tak dostanete k potřebným souborům a můžete je sdílet s ostatními. Vše, co do Dropboxu nahrajete, je bezpečně šifrováno. I zde existuje bezplatná a placená verze. Jedním ze základních rozdílů je, že v bezplatné verzi máte k dispozici jen 2 GB úložiště, zatímco např. ve verzi Standard je k dispozici 5 TB. Dále při náhodném vymazání souborů poskytuje bezplatná verze 30denní obnovu, zatímco placená verze poskytuje na obnovu až 180 dní.

Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp

Princip těchto aplikací je podobný, všechny slouží k organizaci projektů, avšak v některých funkcích se odlišují.

Asana (v angličtině)

Asana je aplikace vhodná pro správu úkolů a projektů pro společnosti jakékoliv velikosti. Pomáhá rozdělit projekty na jednotlivé úkoly a eviduje, jak dotyčný dané úkoly plní. Můžete tak vytvořit projekt pro několik lidí a vyměňovat si k tomu komentáře či potřebné soubory.

Trello (v češtině)

Trello je spíše vhodné pro společnosti menších rozměrů. Na jednom místě vidíte, kdo na čem pracuje a co je právě v procesu. Pro spolupracovníky mluvící česky také může být uživatelsky příjemnější, že rozhraní Trella je v češtině.

Freelo (v češtině)

Freelo využívají malé i velké firmy a velkou výhodou pro česky mluvící je, že je dostupné v jejich mateřštině. Tato aplikace sjednocuje veškerou klientskou komunikaci a zajišťuje komunikaci nejen s týmem, ale i s klienty. Každému jsou přiděleny úkoly v sekci To-Do listy, dále je možné komunikovat se spolupracovníky v otevřené diskuzi či si nastavit chytré upozornění na události, které se vás týkají.

Teamwork (v angličtině)

Teamwork je software k řízení projektů. Po spuštění aplikace vždy ihned vidíte všechny úkoly, které je potřeba udělat. Můžete si zde zaznamenávat i různé události a schůzky. Velmi užitečná je funkce My Day, kde vidíte, co vše vás daný den čeká, a také vidíte, kolik času zbývá do další schůzky a kolik tak máte času na vypracování daných úkolů. Ani kalendář v této aplikaci nechybí, můžete si ho zobrazit jako týdenní či měsíční. Pro týmovou práci je velmi přínosné zobrazení všech projektů a seznamu úkolů. Můžete tak jednoduše svým kolegům předat důležité informace ve zprávě či nahrát nějaké další dokumenty. Uživatelsky velmi přívětivá je možnost rychlého vyhledávání, kdy nemusíte procházet všechny projekty, ale okamžitě najdete to, co potřebujete. Opět zde existuje více verzí, které se liší zejména počtem možných projektů.

Basecamp (v angličtině)

Basecamp řadí úkoly dle rozsahu a dat konkrétním spolupracovníkům, díky čemuž pak nedochází k zbytečným nejasnostem. Uživatelsky výhodná je také technická podpora 24 hodin, 7 dní v týdnu.

Co umí (3): Canva, Evernote, Pipedrive

Rádi byste si snadno a rychle vytvořili vizitku, leták či příspěvek na sociální sítě? Nebo zrovna pátráte po efektivní aplikaci pro ukládání poznámek či úkolů? Případně se chystáte na zavedení databáze klientů? Mohou vám s tím pomoci následující aplikace.

Třetí část „Co umí“ si posvítila na Canvu – úžasného grafického pomocníka s jednoduchým ovládáním pro negrafiky, Evernote – skvělou aplikaci jak pro studium, tak pro běžný pracovní život a Pipedrive – účinný CRM nástroj, který není jen běžnou databází klientů, ale pomáhá vám, abyste vašim zákazníkům více porozuměli.

Canva (v češtině)

Canva je skvělý pomocník pro vytváření vizitek, letáků, pozvánek či příspěvků na sociální sítě. Funguje na rozhraní drag and drop, proto je její ovládání velmi lehké. V Canvě lze vytvořit krásné návrhy bez rozsáhlých znalosti a zkušeností v grafice. Můžete si stáhnout fotografie z jejich fotobanky či si do této aplikace nahrát své vlastní fotografie a následně je upravit. Na výběr máte z více než 250 000 šablon, které jsou zdarma. Najdete zde šablony na vizitky, obaly knih, fotografické koláže, životopisy, pozvánky, faktury a další.

Můžete přidat texturované pozadí, fotografie rozmazat, vložit text, změnit barvu pozadí a mnoho dalšího. Ovládání je velmi jednoduché. Pokud byste i tak měli obavy z ovládání, můžete se podívat na jejich webové stránky, kde mají videonávody zdarma.

Canva Basic a Canva Pro

Canva Pro má navíc od bezplatné verze (Basic) více než 100 milionů fotografií a videí a přes 600 000 šablon, které mají denně nové designy, či podporu 24/7. Velmi užitečná je funkce odstranění pozadí nebo úložiště o velikosti 1 TB. Verze Pro vychází na 119,99 euro na rok.

SmartMockups

K aplikaci Canva náleží i vychytaný nástroj českého původu – SmartMockups, který vám okamžitě přemění 2D obrázek do 3D modelu produktu. Můžete tak vytvořit náhledy triček, hrníčků, knih, časopisů atd. Stačí jen pár kliknutí a váš výtvor se promění v působivý prezentační model s náhledem finálního produktu. Dostupných je více než 6 000 typů modelů. Funkce SmartMockups funguje i v bezplatné verzi.

Evernote (v češtině)

Evernote slouží k ukládání poznámek, článků, obrázků, videí, vstupenek či úkolů. Aplikace je v základní verzi zdarma a lze ji stáhnout jak do počítače, tak i do chytrého telefonu. Vše, co si uložíte, se zálohuje do cloudu, a tak se můžete ke svým poznámkám přihlásit z jakékoliv platformy. Ke svým poznámkám si můžete přidat i značky, které fungují na podobném principu jako hashtag. Velmi vám to usnadní prohledávání poznámek. Evernote je vhodný nejen pro podnikatele, ale i pro studenty, kteří si tam mohou psát své poznámky a snáze je pak dle konkrétního tématu nalézt. Je to užitečné i pro záznamy z různých školení či jen pro běžný pracovní život. Evernote lze synchronizovat se svým kalendářem, a tak se veškeré vaše události zobrazí i v aplikaci.

Web Clipper

Web Clipper je rozšíření prohlížeče. Tato funkce vám kopíruje webový obsah přímo do vašich poznámek. Web Clipper může zachytit pouze obrázky, nebo naopak jen text či celé webové stránky. Můžete si tak pořídit zjednodušené verze webových stránek a dostat se k nim ve svých poznámkách, i když budete zrovna offline. Pokud často vyhledáváte určitou webovou stránku, tak vám toto stažení ušetří čas.

Verze a ceny

Evernote můžete vyzkoušet v bezplatné verzi, která umožňuje synchronizaci mezi dvěma zařízeními. V této Basic verzi lze vyhledávat poznámky pomocí štítků a formátovat. Dále lze používat výstřižky webových stránek, avšak maximální velikost poznámky je 25 MB a měsíční limit uploadu je 60 MB. Ve verzi Premium je maximální velikost poznámky 200 MB a měsíční limit uploadu je 10 GB. Můžete vytvářet vlastní šablony, procházet poznámky offline a synchronizovat neomezený počet zařízení. Cenově verze Premium vychází na 6,99 euro na měsíc. Další variantou je verze Business, která přináší ještě další výhody jako je např. možnost spolupráce ve sdílených pracovních prostorech. Verze Business vás vyjde na 13,99 euro na měsíc.

Pipedrive (v angličtině)

Pipedrive jakožto CRM systém pomáhá řídit a budovat vztahy s vašimi zákazníky. Sbírá data o každém klientovi, díky nimž pak svým zákazníkům více porozumíte a můžete se přizpůsobit jejich potřebám. Pipedrive CRM usnadňuje analýzu prodeje, péči o zákazníka a pak následnou kontrolu. Můžete tak sledovat každou fázi procesu a získávat snáze potenciální zákazníky.

V čem je CRM software užitečný?

Pro obchodníky je CRM software velmi přínosný, jelikož shromažďuje veškeré potřebné informace na jednom místě. Zkratka CRM znamená Customer Relationship Management neboli řízení vztahů se zákazníky. Můžete sledovat záznamy svých klientů a jednotlivé konverze. Pipedrive CRM šetří čas, jelikož máte na jednom místě vše, co je potřeba udělat. Automatizace obchodního procesu zefektivní vaši práci. Výhodou také jsou nasbíraná data o jednotlivých klientech, což můžete využít u tvorby kampaní, kde budete cílit na určitou cílovou skupinu. Dále můžete zjistit, kteří klienti vám přinášejí do podniku nejvíce zisku a přizpůsobit tak k nim svou obchodní strategii.

Na vyzkoušení zdarma

Pipedrive je zdarma pouze prvních 14 dní. Zakoupit si však můžete Pipedrive CRM i na pouhý měsíc a vybrat si lze ze čtyř variant – Essential, Advanced, Professional a Enterprise. V případě Advanced varianty nemáte například možnost více prodejních kanálů, ale máte tam neomezený počet zájemců, kontaktů a nabídek společností. Dále je v aplikaci dostupné neomezené ukládání souborů a možnost importu a exportu dat. U varianty Professional máte navíc správu zákazníků, termínů a možnost sledování stavu účtu, automatizaci úloh či prodejní inteligenci.

Co umí (1): LastPass, Google nástroje a Todoist

Doba, kdy se řada z nás víc a víc přesouvá do digitálu, je spojená taky s větším využíváním nejrůznějších online aplikací. Které z nich vám však práci v online prostředí skutečně usnadní a reálně pomohou nejen při podnikání?

Přicházím se čtyřdílným seriálem „Co umí“, v němž se budu postupně věnovat zajímavým online nástrojům, vždy s přehledem toho nejdůležitějšího u každého z nich – na co je dobrý, v čem konkrétně ulehčí práci. Zároveň se jedná o nástroje, s nimiž jako virtuální asistentka pracuji, takže jsou osvědčené praxí. 😊

V první části „Co umí“ se blíže podíváme na LastPass – spolehlivou aplikaci pro správu hesel, 4 velmi užitečné nástroje od Google a na Todoist – přínosného pomocníka pro vytváření a správu to-do listů.

LastPass (v angličtině)

LastPass je aplikace pro správu hesel, která je zdarma a lze ji stáhnout jak do počítače, tak i do mobilního telefonu, jelikož funguje s operačním systémem iOS i Android. V této aplikaci si můžete bezpečně uložit všechna vaše uživatelská jména a hesla do trezoru. Last Pass ovšem má mnoho dalších funkcí, které jsou uživatelsky velmi přívětivé.

Jak LastPass funguje?

Všechna hesla, která si do aplikace napíšete, se uloží do trezoru, do kterého se přihlásíte pomocí jedinečného a komplikovaného hesla, které znáte pouze vy. Heslo je třeba s nikým nesdílet a bezpečně si ho někam zapsat, jelikož ani samotná aplikace vám při ztrátě hesla nepomůže a trezor vám neotevře. Všechna hesla jsou zašifrovaná, a tak ani v případě napadení serveru se nikdo k vašim heslům nedostane. LastPass také kontroluje sílu vašich hesel a případně doporučí změnu hesla.

Hlavní výhody

Je to velmi komfortní aplikace, jelikož už nemusíte řešit žádná zapomenutá hesla, ale vše máte na jednom místě bezpečně uložené. Dále LastPass velmi šetří čas, protože se okamžitě do aplikace přihlásíte z jakéhokoliv zařízení a ihned máte přístup ke všem heslům.

Google nástroje (v češtině)

Gmail

Gmail není jen tak obyčejný e-mail, ale má i řadu dalších užitečných funkcí. Velmi užitečná je funkce štítků, které vám pomohou si rozřadit e-maily podle důležitosti a tématu. Dále můžete využít funkci Google Search, díky které můžete vyhledat zprávu velmi rychle, a to jen pomocí zadání klíčových slov. Nevyžádanou poštu pouhým jedním kliknutím můžete zařadit do spamu a další e-maily od daného odesílatele se automaticky přesunou do nevyžádané pošty. Další výhodou je možnost nastavení odeslání e-mailů na konkrétní čas. E-maily si můžete vyřídit třeba o víkendu, ale nastavit odeslání až na pondělí. Všechny e-maily od daného adresáta se automaticky seskupí, a tak si můžete v případě potřeby snadno celou konverzaci chronologicky přečíst.

Disk a Dokumenty Google

Google poskytuje na Disku 15 GB úložiště všem svým uživatelům zcela zdarma. Můžete zde jednoduše ukládat soubory různých formátů, jako je .pdf, .docx či zvukové formáty, obrázky anebo i videa. Soubory můžete s kýmkoliv sdílet a umožnit dotyčným stažení.

Velmi praktická je aplikace Dokumenty Google, kde můžete soubory sdílet s více lidmi a provádět v nich úpravy. Dokumenty zde také můžete přímo vytvářet, a to jak textové, tak i tabulkové či prezentační.

Kalendář

Jedna z výhod je možnost mít více kalendářů. Můžete tak mít např. jeden pracovní, druhý osobní a třetí třeba na svátky a narozeniny. Všechny tyto kalendáře se vám pak zobrazí přehledně na jednom místě, a ještě si je můžete barevně odlišit, takže přehledně uvidíte, kde vás co čeká. Kalendář můžete s kýmkoliv sdílet a lze nastavit přístup pouze na prohlížení anebo i na úpravy. Tuto funkci velmi oceňují týmoví pracovníci. Aplikace si umí ve vašich e-mailových zprávách dohledat v textu obsažené časové údaje a najde-li konkrétní datum a čas, dá vám možnost jedním kliknutím si danou událost přidat do kalendáře. Skvělá je také možnost synchronizace s mobilním telefonem. Google Kalendář spolupracuje s Androidem a iOS.

Todoist (v češtině)

Todoist v základní verzi, která je zdarma, umožňuje vytvářet digitální seznamy úkolů a řadit je do různých kategorií. Je to velmi uživatelsky přívětivé, jelikož Todoist je dostupný pro všechny operační systémy, stolní počítače a chytré telefony. Můžete si také vytvořit seznam úkolů a sdílet ho s dalšími uživateli, což je užitečné zejména při práci na skupinových projektech. Todoist je vhodný jak na řízení pracovních záležitostí, tak i na rodinné úkoly.

V bezplatné verzi můžete vytvářet úkoly a mít až 5 aktivních projektů. Už v této verzi je tak velmi přínosný. Od loňského roku je navíc zdarma přístupná funkce štítků a filtrů, která se dříve mohla využívat jen v prémiové verzi, kdy stála 4 dolary měsíčně. V prémiové verzi můžete mít až 300 aktivních projektů a nastavit si podrobnější připomínky k daným úkolům.

5 tipů, jak si usnadnit delegování práce

O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.

1. Uvědomte si své silné stránky a prioritní úkoly, o které se postaráte jen vy

Co je vaší hlavní zodpovědností, aby vám vaše podnikání přinášelo zisk? Neztrácíte zbytečně čas na úkolech, který by za vás zvládl vypracovat někdo jiný? Sepište si své silné stránky, na kterých vaše podnikání stojí a bez kterých by nemohlo vydělávat. Jaké priority na bázi denních, týdenních a měsíčních úkolů z vašich silných stránek vyplývají? Na ty se soustřeďte a co nejvíc z těch zbylých delegujte. Aby vám zbyla energie a čas na to důležité.

Tip pro sepsání seznamu úkolů a jejich rozdělení na nejdůležitější, důležité a méně důležité najdete v článku 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat.

2. Vytvořte si pro delegování plán s postupy a procesy

Pokud vám ze seznamu úkolů k delegování vyplynou činnosti, které se často opakují, je dobré si každou z nich zmapovat po jednotlivých krocích a udělat si z nich checklist. Nic složitého, stručně a jednoduše v bodech sestavíte souhrn kroků do Wordu, Excelu nebo do online aplikace, kterou rádi používáte.

Pro delegování dané činnosti máte tak už připravený postup, a ten, na koho jej následně delegujete, jej při zpracování úkolu prochází, odškrtává si, co je hotovo a co je potřeba ještě zpracovat. Checklist vám zároveň pomůže se na danou činnost podívat s odstupem. Třeba vás při jeho sestavování napadne přeskupit jednotlivé kroky a celý postup zefektivnit. S každým dalším opakováním pak můžete už ve spolupráci s virtuální asistentkou postup vylepšovat a vaši práci díky zkušenostem a nápadům dalšího člověka celkově obohatit.

Takto promyšlené a předem připravené pokyny a postupy pro delegování vám dále pomohou nastavit si krok za krokem procesy, které povedou k finálnímu výsledku. Zohledněte v nich i různé možnosti řešení případných komplikací, které se mohou objevit, nachystejte si záložní plán, pokud něco nepůjde podle očekávání. Každopádně nyní máte vytvořený nástroj, jak snadno předat úkol i zkontrolovat práci druhého.

Při tvorbě plánu pro delegování se rovnou zamyslete také nad tím, k jakým dalším činnostem využijete ušetřený čas. Nemusí to být nutně jen další práce, pro podávání skvělých výkonů je také důležité relaxovat. 🙂

3. Zamyslete se nad výběrem parťáka

Při tvorbě plánu vám z něj vyplyne řada konkrétních úkolů, na jejichž plnění si můžete vyhledat specializované asistentky, které se zabývají právě tím, co potřebujete řešit.

Podrobněji se tímto tématem zabývám v článku 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy.

Pro vaši finanční představu takové spolupráce zkuste odhadnout, kolik vám každý z vytipovaných úkolů zhruba zabere času a porovnejte strávený čas s vaší hodinovou sazbou. Připočtěte i odhadovaný čas na zaučení externí asistentky – přičemž pokud už je specializovaná na úkoly, které potřebujete delegovat, nemělo by jít o nikterak velké množství času. Nakonec vše srovnejte s částkou, kterou by si v průměru za tolik a tolik hodin naúčtovala (ceník najdete na jejím webu) – a hned vidíte, jestli se vám daná činnost vyplatí delegovat, jestli odvedená práce vyjde levněji než kdybyste si ji dělali sami. Jedná-li se o opakované úkoly při dlouhodobé spolupráci, je to ještě zřejmější – protože jednorázové zaučení je v tomto případě rozhodně investicí, která se vám vrátí  -, nicméně mnohdy se výpomoc vyplatí i na jednorázové úkoly.

Mít alespoň hrubý odhad, na kolik hodin týdně/měsíčně budete pomoc online asistentky potřebovat, se vám vyplatí i z důvodu plynulejší komunikace s budoucí spolupracovnicí. Většina virtuálních asistentek pracuje pro několik klientů najednou, takže zpravidla chtějí předem vědět, na kolik hodin její služby využijete.

4. Nepodceňujte přesné zadání a ujasnění podmínek

Zde se opět opřete o svůj předtím již vytvořený plán. Když už jste popsali činnost krok za krokem, zaměřili se i na problematická místa, kde vznikají chyby, a jejich možná řešení, nastal čas na přesné zadání a ujasnění podmínek. Promluvte si s asistentkou o tom, zda všem bodům rozumí, sepište si dotazy a nejasnosti a vaše odpovědi na ně, vyjasněte případně i kontext úkolu – proč je co důležité udělat, jaký je smysl dané práce, co vám splněný úkol přinese, jak si představujete ideální výsledek. Domluvte se na potřebných nástrojích, které budete společně využívat – ať už se jedná o sdílenou aplikaci pro plánování a sledování průběhu úkolů, sdílení souborů např. přes Google Disk, přístupy do mailu, WordPressu či jiného interního systému, zkrátka na všem, co je potřeba zajistit k dokončení úkolu.

Přesné zadání a ujasnění podmínek vám do budoucna obrovsky pomohou, pokud byste delegovali na někoho dalšího. Vše máte jasně sepsané, připravené k předání a na zaučení nového parťáka strávíte méně času.

5. Stanovte termín splnění, ale i průběžné cíle

V neposlední řadě zvažte, v jakém časovém horizontu by měly být zadané úkoly splněny. Stanovení finálního termínu, stejně jako vymezení požadovaného výstupu hraje důležitou roli, a velmi vám v tom může pomoci, když určíte průběžné cíle s dílčími termíny. Sledování průběhu plnění úkolu a správné nasměrování k požadovanému výsledku je s nimi o moc jednodušší.

Na začátku spolupráce se vyplatí domluvit se s externí asistentkou, ať vám první úkoly posílá k náhledu po jejich rozpracování, a dejte jí k dosavadnímu zpracování zpětnou vazbu. Pomůže vám to lépe se sladit a delegování si nastavit podle vašich přestav. Zpětnou vazbou nešetřete ani v případě splnění průběžného cíle, a samozřejmě po dodání celkového výsledku. Bylo vše provedeno dle nastavených očekávání? Je potřeba ještě něco upravit, zapracovat, doladit?  Dejte to vědět. Zdokonalujete tím nejen práci toho, na koho delegujete, ale i své vlastní umění delegovat.

Jak poznáte, že delegování probíhá tak, jak má? Přináší vám úlevu, nikoli obavy

Už dříve jsem psala, že delegování je sám o sobě proces, který se učíme, na kterém pracujeme a který v čase pilujeme k dokonalosti. Vím, že vůbec to zkusit vyžaduje velkou odvahu. Ale jak řekl klasik:

„Pod našimi největšími obavami se často schovávají naše největší životní dary a nadání.“
John Gray

Odměnou za odvahu pustit se do toho a najít si správný postup vám bude nejen více času na důležité věci, více práce za kratší čas a lepší výsledky, ale také ten skvělý pocit, že vaše firma se konečně staví na vlastní nohy, stále častěji může fungovat i bez vás a vy se můžete jen radovat, že se nemusíte starat úplně o všechno sami.

Zajímají vás možnosti spolupráce s virtuální asistentkou? Přečtěte si více o tom, jak spolupráce probíhá, projděte si odpovědi na časté dotazy, případně mne neváhejte rovnou kontaktovat.

Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

3 opravdu dobré důvody, proč delegovat

Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.

Delegování úkolů na někoho jiného je zpočátku těžké, stejně jako jiné nové dovednosti, když si je osvojujete.

Delegování práce virtuální asistentce

U předání práce někomu dalšímu vás navíc může blokovat třeba strach, že neudělá zadanou práci tak dobře jako vy. Nebo ji dodá pozdě. Můžete se bát taky toho, že někoho zaučíte, a on vaše know-how použije jinde (nedejbože u konkurence). Všechny tyhle obavy jsou pochopitelné a samozřejmě je potřeba si pro delegování vybrat spolehlivého a prověřeného partnera. Jak? O tom si povíme více v některém z příštích dílů.

3 plusy delegování

Nyní se však vraťme k delegování jako takovému. Jakmile si celý proces osvojíte, tak stejně jako každá nová užitečná dovednost vám najednou přinese do života několik zásadních výhod. Což jsou zároveň i ony 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat. 🙂

1. Přestanete dělat úkoly, které vás zdržují od práce skutečně důležité, klíčové pro rozvoj firmy

Když máte firmu, zejména malou firmu, často musíte sedět na mnoha židlích najednou. Pracujete od nevidím do nevidím, abyste všechno stihli. Nekonečný seznam úkolů, pouze dva nebo možná tři skutečně o tom, o čem jste kdysi snili, že budete jako podnikatel dělat. Kromě toho jste taky svou účetní, asistentkou, správcem webu nebo sociálních sítí… Ale když za vás tyhle „úkoly okolo“ někdo převezme, můžete se věnovat těm dvěma či třem klíčovým. A taky se připravíte na situace související s rozvíjením firmy. 🙂

Ne nadarmo se říká, že čas jsou peníze. Čas získaný delegováním najednou můžete využít na činnosti, které vaší firmě přináší reálné výsledky. Pracujete NA svém byznysu (a ne VE svém byznysu jako „zaměstnanci svého podnikání“).

Delegováním úkolů s příslušným nastavením procesů budete zároveň připraveni na situaci, kdy poptávka po vašich službách roste a váš úspěch (v porovnání s fungováním v módu „všechno zvládnu sám“) nebude limitován. Protože při dobře nastavených procesech můžete v klidu delegovat i na více parťáků najednou, když práce přibývá.

Delegování úkolů asistentkám

2.  Neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, a tomu se budete věnovat na 100 %

Tohle je podle mě obrovská přidaná hodnota delegování. Současně s ním si neustále zpřesňujete vaše priority, naučíte se oddělit podstatné úkoly od těch méně podstatných, skutečně důležité od těch ne až tak důležitých.

Nevíte, jak na to? Tip pro začátek:

Na papír si sepište seznam veškerých úkolů, které zahrnuje vaše práce. Zaměřte se i na ty nejmenší detaily jako jsou třeba zatřídění dokumentů nebo vyřizování e-mailů. Soubor všech úkolů si následně rozdělíte jako na semaforu:

  • Červené (stopka, blokuje vás) – úkoly zabírající spoustu času, které ale vaši firmu dopředu příliš neposouvají. Může se jednat o rutinní práce či úkoly, drobná rozhodnutí vyplývající z předchozích zkušeností, řešení opakujících se problémů nebo činností.
  • Oranžové (už se to rozjíždí) – úkoly, které jsou specializovanější, ale ve skutečnosti nejsou důvodem, proč jste se pouštěli do podnikání. Jsou důležité pro to, aby váš byznys vydělával, ale naučit se jim opravdu dobře vám zabere více času než si můžete dovolit ztratit. Jedná se třeba o marketing na sociálních sítích, SEO, vedení blogu, aktualizaci e-shopu.
  • Zelené (a jedete!) – úkoly, které jsou důvodem, proč jste vybudovali vaši firmu. Jsou vaší předností, vaší vášní, tím, co vás pohání, u nichž se cítíte skutečně nadšení. A těch byste se měli držet především, protože plnění právě těchto úkolů je tím, čím přímo přispíváte k úspěchu vašeho podnikání.

Tohle „světelné rozlišení“🙂 se stane vaším výchozím opěrným bodem, z něhož se rozhodnete, co skutečně musíte udělat vy sami a co může udělat někdo jiný. Kromě zelených úkolů byste si měli ponechat pouze úkoly, které jsou natolik důležité, že nad nimi chcete mít absolutní kontrolu, strategická a personální rozhodnutí a věci obsahující důvěrné informace, jež nechcete sdílet ani v případě podepsání NDA.

3. Dále se zdokonalujete ve vašich klíčových úkolech

Když předáte rutinní úkoly, které je třeba udělat, ale vám zpravidla nepřináší žádnou radost, a i třeba jen část těch specializovanějších, v nichž mívají virtuální asistentky zpravidla dobré zkušenosti, snadněji se zaměříte na úkoly klíčové a důležité pro růst vaší firmy.

Díky předání ostatních úkolů se v této zásadní práci dále zlepšujete. Vzhledem k tomu, že jde o práci, které jste se vždycky chtěli věnovat (ale předtím na ni nebylo tolik času), a vy se jí teď věnujete skutečně naplno, neustále si zpřesňujete, na co je nejlepší zaměřit pozornost, ve vašich klíčových úkolech se zdokonalujete. Současně s tím bude růst vaše firma a vy konečně převezmete otěže nad svým podnikáním.

Delegování práce usnadní podnikání

 

Delegování pro úspěšnější podnikání a šťastnější život

Naučit se delegovat práci samozřejmě chvilku trvá. Někdo se nejprve učí důvěřovat lidem, jiný se pere se systémem zadávání úkolů, každý to máme jinak. Vše bývá otázkou i několika týdnů či měsíců.

Nicméně s každým dalším úkolem, který se vám podaří delegovat, se v této dovednosti zlepšujete. Zároveň umožníte parťákům, na které delegujete, zažít pocit z dobře vykonané a smysluplné práce. Celkově se pak vaše podnikání stává mnohem zábavnější činností, přispívá k vaší seberealizaci a ke šťastnějšímu životu. Kromě více času na rozvoj byznysu budete mít totiž najednou taky víc volného času na rodinu, koníčky, vzdělávání…

Nebojte se vyzkoušet něco nového. Delegujte. Protože delegování se vyplatí.🙂

Seriál: Delegování pro více z podnikání

Zkoušíte rádi novinky? Co říkáte na delegování práce virtuální asistentce? Uvažujete-li o tom, co byste ze své práce mohli delegovat někomu jinému, možná nastal ten správný čas začít. Nejspíš si ale kladete otázku: Jak? A opravdu se mi to vyplatí?

Proč bych měl/a něco ze své práce předávat někomu jinému? Co z toho budu mít? To vám nejspíš běží hlavou, když narazíte na téma delegování práce někomu jinému – a navíc na dálku.

Delegování práce virtuální asistentce

Ale když už téhle myšlence popřejete sluchu a o delegování začnete uvažovat, vyrojí se celá řada dalších otázek, například:

Jakou práci vlastně delegovat?
Jak správně delegovat?

Ruku v ruce s otázkami mohou přijít i obavy, třeba:

Co když práci neodvede tak, jak bych chtěl/a?
Co když práci dodá pozdě, nebo ji nedodá vůbec?
A nebudou to celkově jen další starosti navíc?

Jen to zkusit – a zažít ten osvobozující pocit

Tyto i jiné obavy jsou pochopitelné, mozek nám přirozeně podsouvá strach z neznámého. Já se třeba bojím seskočit padákem :-), i když mi něco říká, že kdybych oslovila zkušeného odborníka a konečně si seskok vyzkoušela (protože i přes dotěrné obavy mě tenhle zážitek prostě láká), bylo by to bezva a zjistila bych, že se nemám vůbec čeho bát. 

Stejně tak je to s delegováním práce. Dokud si nevyzkoušíte aspoň jeden jediný úkol předat jinému člověku (pochopitelně takovému, ke kterému pocítíte důvěru a najdete odvahu mu danou práci svěřit – a v oboru virtuální asistence máte již dnes široký výběr), nikdy nezažijete ten osvobozující pocit, že máte konečně ČAS na to, čemu se skutečně chcete věnovat. A že jste předtím měli strach zbytečně. Jen to zkusit – tak jako se já nakonec rozhoupu k tomu seskoku.

Rozvoj vašeho plného potenciálu v podnikání

Protože je téma delegování mému srdíčku blízké, považuju ho za reálnou pomoc v rozvoji plného potenciálu mnoha podnikatelů, rozhodla jsem se sepsat takový mini-seriál o delegování práce externí asistentce. Takže, v seriálu „Delegování pro více z podnikání“ vám postupně ukážu:

1. Několik opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.
2. Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky.
3. Jak správně delegovat. Tipy, triky, rady, informace.

Na jednotlivé díly se můžete těšit v následujících týdnech. A pokud by vás (nejen) k delegování práce virtuální asistentce napadlo jakékoli další téma, neváhejte mě kontaktovat, abychom vše společně prodiskutovali.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

„Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Získejte čas pro rozvoj byznysu

Virtuální asistentka. Na první dobrou vás nejspíš napadnou jména jako Siri, Alexa, Cortana nebo Alisa. Já ale nejsem umělá inteligence 🙂 Jsem člověk, který pomáhá ostatním podnikatelům získat čas pro rozvoj jejich byznysu.

 

Ať máte konečně čas

  • Vylepšovat svoje produkty a služby.
  • Oslovit nové klienty a/nebo dodavatele.
  • Ještě víc se vzdělávat ve svém oboru.

Podnikáte, jste vytížen/a na maximum a pořádně nestíháte ani jedno z toho. Představte si ale, že byste ten čas měli. Stačí předat třeba jen jeden nebo dva úkoly virtuální asistentce.

Moje specializace

Možná zrovna hledáte někoho, kdo vám pomůže v některé z následujících oblastí. Klikněte na to, co vás zajímá, a hned se dozvíte, co pro vás mohu udělat.

administrativa
cestování
Copywriting
korektury textů
správa webu/E-SHOPU
úspory energií

A co dál? Pravděpodobně vás teď nejvíc zajímá, kolik taková služba stojí. Nebo jaké jsou zkušenosti podnikatelů a firem s virtuální asistentkou.

Nenašli jste odpovědi na všechny své otázky? Mrkněte nejdřív do FAQ, případně se mě jednoduše zeptejte. Telefonicky, e-mailem, nebo přes kontaktní formulář.

Při vyplnění a odeslání tohoto formuláře vyjadřujete svůj souhlas s použitím vámi poskytnutých osobních údajů, a to výhradně za účelem kontaktování vaší osoby. Nepřejete-li si, aby vaše údaje byly takto zpracovány, není bohužel možné formulář odeslat. Bez vašeho souhlasu k použití poskytnutých údajů ztrácí využití formuláře smysl. Bližší info o zpracování osobních údajů a o vašich právech souvisejících s jejich zpracováním uvádím v GDPR.

Služby virtuální asistentky

Administrativa

  • zpracování či úpravy dokumentů, tabulek, výpočtů
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • vyřizování e-mailové komunikace, kterou chcete delegovat
  • zhotovení seznamů zajímavých klientů/obchodních partnerů k oslovení
  • přepis psaného textu nebo mluveného slova
Více o administrativních službách

Cestování/cestovní ruch

  • vyhledání nejvhodnějšího ubytování/letenek/dalších služeb
  • vyřizování rezervací a objednávek na firemní akce, služební cesty
  • plánování cest do nejmenších detailů
  • komunikace se zahraničními partnery (v angličtině, němčině)
  • překlady nabídek a ceníků včetně případné kalkulace a následné kontroly faktur
Více o službách pro cestování a cestovní kanceláře

Copywriting

  • copywriting aneb obsahové texty pro web – co je copywriting
  • PR články
  • tiskové zprávy
  • odborné články čtivé i pro vyhledávače (SEO samozřejmostí)
Více o psaní textů a článků

Korektury textů

  • oprava gramatiky
  • úprava stylistiky
  • korektury výhodné pro SEO – copyediting
Více o korekturách a SEO copyeditingu

Správa webu/e-shopu

  • příprava aktualit na blog
  • aktualizace ceníků, fotek apod.
  • doplňování nových a odstraňování starých produktů
  • úpravy, vkládání a aktualizace cen zboží
  • komunikace se zákazníky e-shopu a návštěvníky webu
Více o správě webů a e-shopů

Úspory energií

  • odborné analýzy úspor na energiích
  • možnosti úspor v cenách energií ve firmě i doma
  • doporučení kvalitních a prověřených dodavatelů
  • vyřízení administrativy při změně dodavatele
Více o úsporách energií

O předání části své práce někomu dalšímu už nějakou dobu uvažujete, ale zatím jste se do toho nepustil/a? Máte nějaké obavy s tím spojené? Nevíte, jak delegovat? Ozvěte se mi, jsem tu od toho, abych pomohla. 🙂 Využijte 15minutovou úvodní konzultaci se mnou zdarma. Nejprve probereme vaše případné obavy. Povíme si, co vám v delegování práce možná brání a jak to řešit. Dále spolu projdeme váš seznam úkolů, vytipujeme si, které z nich se dají delegovat, a domluvíme se, co a jak mi můžete předat.