Klíčem k tomu, abyste měli za stejnou dobu hotovo víc práce, je některé úkoly předat někomu jinému. Schopnou pomocnicí se pro vaše podnikání může stát vhodná virtuální asistentka, která se specializuje právě na ty úkoly, jež zrovna potřebujete zpracovat. Přečtěte si, co vše už v dnešní době můžete delegovat na virtuální asistentky. Protože ta škála všech možných úkolů je opravdu pestrá.
A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada. Čtěte více.
Delegovat se dnes dá díky virtuální době opravdu leccos. Na své podnikání už tak nemusíte být sami. Naopak – v online světě si můžete vybírat z mnoha parťáků pro své podnikání. Virtuální asistentky vám mohou pomoci váš byznys výrazně posunout a při jeho dalším rozvoji vám dále pomáhat. A protože v současnosti zpracovávají řadu různorodých úkolů (a nejedná se jen o klasickou administrativu), třeba zjistíte, že delegovat můžete i věci, o kterých jste si mysleli, že to nejde.
V kostce
Virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy
Když byla prvně pojmenována činnost někoho jako virtuální asistence, psal se rok 1996. Internet byl tehdy v plenkách. První takto označená virtuální asistentka Anastacia Brice pomáhala podnikatelům především s plánováním cest a s jinými praktickými administrativními úkoly, které se daly zvládnout na dálku po telefonu a faxu. Rozvoj internetu však na sebe nenechal dlouho čekat a Anastacia si uvědomila, že „obvyklejší“ kancelářské postupy může kombinovat s veškerými dostupnými internetovými technologiemi.
Právě internetové technologie a moderní způsoby komunikace dnes hrají významnou roli při rozvoji byznysu mnoha podnikatelů. Už to není jen o pomoci v offline světě, protože ten online si žádá své. Takže virtuální asistence už dávno není jen o zpracování administrativy, ale často se pojí s praktickou pomocí třeba v online marketingu. Rádi byste, aby se o vašem podnikání dozvědělo víc lidí v online světě? A už se to valí – vytvoření a správa webových stránek, čtivé texty na webu, zajímavé příspěvky na sociálních sítích… naštěstí přesně na tyhle úkoly můžete mít po ruce parťáka, který vám s nimi pomůže. Následně může pomáhat s dalšími úkoly, které vzniknou, když poptávek začne přibývat.🙂
Co vše můžete dnes delegovat na virtuální asistentky
Podívejme se tedy nyní na širší přehled úkolů, se kterými dnes virtuální asistentky podnikatelům běžně pomáhají. S upomínkou na Anastacii to vezmu od „obvyklejších“ kancelářských postupů (ale už napasovaných na moderní způsoby komunikace, ten fax raději vynechme 🙂) až po pomoc se specializovanými úkoly, které podnikání v době internetové vyžaduje.
Příklady úkolů k delegování na externí asistentky
- plánování schůzek
- hlídání termínů
- organizace kalendáře
- údržba vaší e-mailové schránky
- e-mailová i telefonická komunikace s klienty či obchodními partnery
- komunikace s úřady
- vyřizování pochůzek
- plánování cest a dovolené, až to bude zase možné (rezervace hotelů, restaurací, letenek)
- zařízení nákupů toho, co zrovna potřebujete (klidně i vstupenek na koncert, až zase půjde vyrazit za kulturou)
- fakturace, příprava podkladů, vystavování a sledování splatnosti faktur
- různá další pomoc s účetnictvím
- pomoc s personalistikou
- vedení kartoték
- přepis psaného textu nebo mluveného slova
- korektury a editace textů
- překlady a tlumočení
- organizace různých akcí (seminářů, workshopů, konferencí, oslav a jiných událostí)
- průzkum trhu
- různé další rešerše
- sledování výběrových řízení
- příprava nabídek a prezentací
- zpracování marketingových materiálů
- tvorba grafiky
- vytvoření databází možných partnerů, klientů, dodavatelů
- správa a údržba databáze kontaktů stále aktuální
- oslovování potenciálních obchodních partnerů a zákazníků
- zákaznický servis, komunikace se zákazníky
- správa vašich online chatů
- zastoupení v nepřítomnosti (např. přesměrování telefonních hovorů)
- tvorba a následná správa vašeho webu či e-shopu
- zapsání vaší firmy do online firemních katalogů
- další pomoc s linkbuildingem a SEO
- copywriting (obsahové texty na web, PR články, pravidelné blogové příspěvky, popisky produktů a kategorií na e-shopech apod.)
- příprava tiskových zpráv a komunikace s médii
- správa sociálních sítí (tvorba obsahu pro vaše sociální sítě, komunikace s fanoušky apod.)
- vedení diskusních fór, aktivní přispívání
- tvorba a rozesílání newsletterů
- vytváření různých promoakcí a promo videí
- pomoc s podcasty
Kromě této pestré palety všemožných úkolů můžete delegovat také úzce specializované činnosti týkající se například komunikace pouze v angličtině, němčině, francouzštině a jiných cizích jazycích nebo vyřizování různých technických služeb, certifikací a dalších úkolů vyžadujících specifické znalosti a zkušenosti. Záleží na tom, jaké pracovní zkušenosti má online asistentka za sebou – a na čem tedy může portfolio svých služeb vystavět a nabídnout je pro úsporu vašeho času a růstu vašeho byznysu.
A kde najdete specialistky na dané úkoly? Možností je celá řada:
- od vlastních webů asistentek, které najdete ve vyhledávačích po zadání klíčových slov virtuální asistentka, externí asistenka nebo online asistentka
- přes různé firemní katalogy (např. firmy.cz, navolnenoze.cz), pracovní portály či inzertní servery
- až po vyhledání na sociálních sítích, zejména v tématických skupinách na dané síti
Online asistentka je podnikatel stejně jako vy
Doporučuji hledat takovou virtuální asistenku, která nabízí zpracování úkolů, s nimiž právě potřebujete pomoct. Požadujete-li jiné, další úkoly, porozhlédněte se po jiné externí asistentce – dnes už jich působí opravdu hodně, každá se specializuje na něco jiného a máte tedy z čeho vybírat.
Spojuje nás vždy to, že nejsme vaším zaměstnancem, ale podnikatelem stejně jako jste vy. A stejně jako vy víme, že kvalitně a efektivně odvedená práce se nám vrací ve spokojených zákaznících. Doporučení ostatních podnikatelů či reference na odvedenou práci asistentky vám tedy proto leccos napoví. Pokud je nemá, zkuste se poptat.
Znáte to: Ten umí to a ten zas tohle
Nikde také není psáno, že externí asistentku musíte mít pouze jednu. Znám podnikatele, kteří souběžně spolupracují se dvěma i se třemi asistentkami. Máte-li více různorodých úkolů k vyřízení, řekla bych, že se to vyplatí víc než čekat, že jedna asistentka zvládne všemožné činnosti, i ty, které jako svoji specializaci neuvádí.
Někdo umí skvěle fakturaci a účetnictví, další pomáhá s personalistikou, jiná se věnuje psaní a korekturám textů, další zase s nadšením spravuje sociální sítě. Nejsme všechny stejné, každou baví něco jiného. Nicméně jsme schopné se navzájem doporučit – když mi přijde poptávka na plnění úkolů, na které se nespecializuji, ráda ji předám vhodným kolegyním.
Jak se rozhodnout – co a na koho delegovat
Co se delegování práce na vhodnou asistentku týče, pečlivě si předem promyslete, jaké úkoly od své budoucí asistentky chcete zpracovávat. Zamyslete se nad svou prací, svým podnikáním a možnými body rozvoje nebo případnými žrouty času.
Související: Delegování pro více z podnikání: 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat
Věci pro rozvoj a/nebo žrouty času si sepište a vyberte z nich ty top, o kterých víte, že váš byznys skutečně nakopnou – a nebo vám jej jako žrouti času podkopávají, a zároveň se dají dobře delegovat. To vám pomůže se rozhodnout na jaké schopnosti, dovednosti a nabízené služby asistentky se při výběru zaměřit. Přínosy dělby práce s vhodnými parťáky pak brzy pocítíte ve zvýšení efektivity a produktivity práce.
Uvažujete o delegování práce virtuální asistentce? Jaké z úkolů vhodných k delegování jsou pro vás ty top, a proč zrovna ony? Uvítám vaše komentáře a postřehy.
