Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi brzy přidám. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.

Komu může virtuální asistentka pomoci?

Rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce, ale na plný úvazek na ni nejsou peníze. Pomoci může virtuální asistentka. Pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Ať už jste řemeslník, provozovatel e-shopu nebo freelancer na volné noze, tak se kromě vaší pestré podnikatelské činnosti jistě musíte věnovat i administrativě. A času je přitom tak málo.

Navíc vás to nejspíš ani nebaví. Už toho máte dost a rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce. Jenže na tu zase nejsou peníze a ani by se vám na 8 hodin denně nevyplatila, protože až tolik práce byste pro ni neměli. Přesně v téhle situaci vám může pomoci virtuální asistentka. A pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Podnikání a asistentka na dálku

Virtuální asistentka posune vaše podnikání na novou úroveň. Služby internetové asistentky ušetří čas a peníze:

  • živnostníkům, podnikatelům, řemeslníkům
  • osobám „na volné noze“
  • pracujícím mimo kancelář, stále na cestách
  • menším a středně velkým firmám
  • cestovním kancelářím
  • hotelům, penzionům
  • realitním kancelářím
  • zprostředkovatelským službám
  • pořadatelským agenturám
  • e-shopům
  • velkoobchodům

Internetová sekretářka může být také vaší nárazovou výpomocí např. během vaší dovolené. Nebo když jste dočasně přetíženi prací a nutně potřebujete zpracovat úkoly, které se dají delegovat. Že nevíte, jak správně delegovat? O tom si povíme více v některém z příštích článků. 🙂

Mezitím se můžete mrknout, jaké úkony se dají asistentce delegovat, případně mne rovnou kontaktovat a zeptat se na to, co vás zajímá.

Dilema podnikání: Výsledky vs. nutnost šetřit náklady

Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady.

Služba Internetová sekretářka vznikla z bohatých zkušeností s administrativou i podnikáním. Jako podnikatel si člověk uvědomí mimo jiné důležitost mít veškeré údaje dobře administrativně zpracované. Pro chod firmy, orientaci v datech, zázemí pro jednatele…

Zdroj: pixabay.com

Na druhou stranu však na mnoho úkolů nezbývá čas, nejsou lidi. Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady. To je přesně princip, s nímž jsem se jako virtuální asistentka – Internetová sekretářka vydala do světa. Ozvěte se mi, vyzkoušejte testovací zadání, a uvidíte, že se v podnikání dá leccos delegovat a zefektivnit, a přitom za rozumné náklady.

Vaše spokojenost je u mě na prvním místě. Zároveň mám také radost ze zadaných úkolů, snažím se skutečně pomoci a k zakázkám přistupuji s tvůrčím nadšením. 🙂

5 výhod virtuální asistentky

Jaké jsou obecně nejzásadnější výhody virtuální asistentky?

S virtuální asistentkou po ruce se můžete konečně naplno věnovat rozvoji svého podnikání. Uvolní se vám ruce pro činnosti, na které předtím kvůli „papírování“ nezbýval čas. Svou energii najednou investujete do toho, co vaší firmě skutečně vydělává.

Virtuální asistentka za vás leccos vyřídí v době, kdy budete rozvíjet svůj byznys, nebo si prostě jen vychutnávat chvilky volna, klidu a pohody. Veškeré potřebné administrativní podklady budete mít připravené včas, a aniž byste s jejich tvorbou trávili hodiny a hodiny svého drahocenného času.

Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com
Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com

Shrňme si obecné výhody virtuální asistentky:

  1. šetříte náklady spojené se zaměstnáváním zaměstnance
  2. platíte pouze reálný odpracovaný čas
  3. šetříte náklady na provoz a vybavení kanceláře
  4. tvůrčí přístup k plnění zadaných úkolů, snaha skutečně pomoci
  5. hlavně máte více času na vaši odbornou práci, rodinu či koníčky

A to jsou jen ty nejzásadnější, ve zkratce. Určitě se jich při vzájemné spolupráci na konkrétních úkolech objeví mnohem více 🙂

Blog virtuální asistentky

Kontakt

Mgr. Michaela Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

IČ: 75486717
Spis je veden v živ. rejstříku Magistrátu města Plzně.
Neplátce DPH

Z důvodu rodičovské dovolené jsou mé služby nyní omezené. Plně k dispozici budu opět od roku 2020. Děkuji za pochopení.

Ceny

Potřebujete pomoci s administrativou, ale nemůžete si dovolit platit sekretářku na plný úvazek? V Internetové sekretářce najdete vaše spolehlivé administrativní zázemí.

Zastane všechny funkce, které byste přidělili vaší vlastní asistence. Služby virtuální asistenky však na rozdíl od té na plný úvazek využíváte pouze v dobu, kdy potřebujete. Platíte tak skutečně jen za to, co vám vyhovuje. Mohou to být:

  • Jednorázové úkoly – když se toho navalí hodně a nemáte už na řadu z úkolů čas, nebo se prostě místo toho zrovna potřebujete věnovat důležitějším věcem.
  • Dlouhodobé úkoly – pokud máte každý měsíc pravidelně k vyřízení administrativu, ale není jí zase tolik na to, abyste si na ni najímali pracovní sílu na plný nebo vedlejší úvazek. Mzda vydaná za takovou pozici by se vám prostě nevrátila.

Kontaktujte mne – podle vašich potřeb společně vymyslíme řešení a navrhneme balíček „na klíč“ přesně pro vás.

Hledáte virtuální asistentku?

Řešení řady problémů pro vás bude díky virtuální asistentce stejně snadné jako sfouknout pampelišku 🙂

Administrativa je v podnikání většinou nudnou, ale zcela nezbytnou činností. Máte pocit, že vás „papírování“ jen zdržuje od toho, co je skutečně důležité? Jenže je potřeba mít nutné záležitosti hotové, přestože na ně nemáte čas ani chuť.

Delegujte na virtuální asistentku

Zefektivněte své podnikání, neodkládejte potřebnou administrativu už ani minutu – zkrátka ji delegujte! Pomohu vám. Jsem virtuální asistentka. Cože? A kdo že to vlastně je, ta virtuální asistentka? O to se zajímali i lidé v České televizi a natočili o tom reportáž.

Pracuji v přesvědčení, že nic velkého nebylo nikdy dosaženo bez nadšení.

Administrativa pro mne není nudnou rutinou. Naopak, zadanou práci vykonávám s nadšením a vždy se snažím odvádět prvotřídní výsledek. Nejen proto, že administrativa mne velmi baví. Ale také proto, že bych si nevzala na triko, abych svou práci odflákla. 🙂

Výhody Internetové sekretářky:

  • Úspora vašeho času a mzdových nákladů
  • Kvalitní služby za rozumné peníze
  • Efektivní a rychlé zpracování administrativy
  • Mnohostrannost a flexibilita
  • Splnění zadaných úkolů s maximálním nasazením
  • Mohu přinést nový pohled na věc a řadu nových nápadů
  • Mám spolehlivý, pečlivý a zodpovědný přístup

Prohlédněte si příklady služeb, které mi můžete zadat.