Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi přidám po Novém roce. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.

Získejte čas pro rozvoj byznysu

Virtuální asistentka. Na první dobrou vás nejspíš napadnou jména jako Siri, Alexa, Cortana nebo Alisa. Já ale nejsem umělá inteligence 🙂 Jsem člověk, který pomáhá ostatním podnikatelům získat čas pro rozvoj jejich byznysu.

 

Ať máte konečně čas

  • Vylepšovat svoje produkty a služby.
  • Oslovit nové klienty a/nebo dodavatele.
  • Ještě víc se vzdělávat ve svém oboru.

Podnikáte, jste vytížen/a na maximum a pořádně nestíháte ani jedno z toho. Představte si ale, že byste ten čas měli. Stačí předat třeba jen jeden nebo dva úkoly virtuální asistentce.

Moje specializace

Možná zrovna hledáte někoho, kdo vám pomůže v některé z následujících oblastí. Klikněte na to, co vás zajímá, a hned se dozvíte, co pro vás mohu udělat.

A co dál? Pravděpodobně vás teď nejvíc zajímá, kolik taková služba stojí. Nebo jaké jsou zkušenosti podnikatelů a firem s virtuální asistentkou.

Nenašli jste odpovědi na všechny své otázky? Mrkněte nejdřív do FAQ, případně se mě jednoduše zeptejte. Telefonicky, e-mailem, nebo přes kontaktní formulář.

Při vyplnění a odeslání tohoto formuláře vyjadřujete svůj souhlas s použitím vámi poskytnutých osobních údajů, a to výhradně za účelem kontaktování vaší osoby. Nepřejete-li si, aby vaše údaje byly takto zpracovány, není bohužel možné formulář odeslat. Bez vašeho souhlasu k použití poskytnutých údajů ztrácí využití formuláře smysl. Bližší info o zpracování osobních údajů a o vašich právech souvisejících s jejich zpracováním uvádím v GDPR.

Administrativa

Administrativa je v podnikání většinou nudnou, ale zcela nezbytnou činností. Máte pocit, že vás „papírování“ jen zdržuje od toho, co je skutečně důležité? Jenže je potřeba mít nutné záležitosti hotové, přestože na ně nemáte čas ani chuť.

Delegujte na virtuální asistentku

Zefektivněte své podnikání, neodkládejte potřebnou administrativu už ani minutu – zkrátka ji delegujte.

Pracuji v přesvědčení, že nic velkého nebylo nikdy dosaženo bez nadšení.

Administrativa pro mne není nudnou rutinou. Naopak, zadanou práci vykonávám s nadšením a vždy se snažím odvádět prvotřídní výsledek. Nejen proto, že administrativa mne velmi baví. Ale také proto, že bych si nevzala na triko, abych svou práci odflákla. 🙂

Ráda pro vás zpracuji, vytvořím, upravím, vyřídím:

  • nejrůznější dokumenty, tabulky, výpočty
  • e-mailovou komunikaci, kterou chcete delegovat
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • přepis psaného textu nebo mluveného slova
  • překlady textů (z angličtiny, němčiny a naopak)
  • prezentace (třeba pro přednášky)
  • nabídky, letáky, obchodní korespondence
  • výzkumy trhu (vyhledávání zákazníků, analýza konkurence apod.)
  • databáze klientů, dodavatelů či obchodních partnerů, které mohu následně dále aktualizovat a spravovat
  • a klidně taky podklady pro nákup online (zboží nebo služby)

Vaše živá virtuální asistentka a její výhody

  • Úspora vašeho času a mzdových nákladů
  • Kvalitní služby za rozumné peníze
  • Efektivní a rychlé zpracování administrativy
  • Mnohostrannost a flexibilita
  • Splnění zadaných úkolů s maximálním nasazením
  • Mohu přinést nový pohled na věc a řadu nových nápadů
  • Mám spolehlivý, pečlivý a zodpovědný přístup

Prohlédněte si příklady dalších služeb, které mi můžete zadat.

Komu může virtuální asistentka pomoci?

Rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce, ale na plný úvazek na ni nejsou peníze. Pomoci může externí asistentka. Pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Ať už jste řemeslník, provozovatel e-shopu nebo freelancer na volné noze, tak se kromě vaší pestré podnikatelské činnosti jistě musíte věnovat i administrativě. A času je přitom tak málo.

Navíc vás to nejspíš ani nebaví. Už toho máte dost a rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce. Jenže na tu zase nejsou peníze a ani by se vám na 8 hodin denně nevyplatila, protože až tolik práce byste pro ni neměli. Přesně v téhle situaci vám může pomoci externí asistentka. A pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?

Podnikání a asistentka na dálku

Virtuální asistentka posune vaše podnikání na novou úroveň. Služby internetové asistentky ušetří čas a peníze:

  • živnostníkům, podnikatelům, řemeslníkům
  • osobám „na volné noze“
  • pracujícím mimo kancelář, stále na cestách
  • menším a středně velkým firmám
  • cestovním kancelářím
  • hotelům, penzionům
  • realitním kancelářím
  • zprostředkovatelským službám
  • pořadatelským agenturám
  • e-shopům
  • velkoobchodům

Internetová sekretářka může být také vaší nárazovou výpomocí např. během vaší dovolené. Nebo když jste dočasně přetíženi prací a nutně potřebujete zpracovat úkoly, které se dají delegovat. Že nevíte, jak správně delegovat? O tom si povíme více v některém z příštích článků. 🙂

Mezitím se můžete mrknout, jaké úkony se dají asistentce delegovat, případně mne rovnou kontaktovat a zeptat se na to, co vás zajímá.

Dilema podnikání: Výsledky vs. nutnost šetřit náklady

Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady.

Služba Internetová sekretářka vznikla z bohatých zkušeností s administrativou i podnikáním. Jako podnikatel si člověk uvědomí mimo jiné důležitost mít veškeré údaje dobře administrativně zpracované. Pro chod firmy, orientaci v datech, zázemí pro jednatele…

Zdroj: pixabay.com

Na druhou stranu však na mnoho úkolů nezbývá čas, nejsou lidi. Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady. To je přesně princip, s nímž jsem se jako virtuální asistentka – Internetová sekretářka vydala do světa. Ozvěte se mi, vyzkoušejte testovací zadání, a uvidíte, že se v podnikání dá leccos delegovat a zefektivnit, a přitom za rozumné náklady.

Vaše spokojenost je u mě na prvním místě. Zároveň mám také radost ze zadaných úkolů, snažím se skutečně pomoci a k zakázkám přistupuji s tvůrčím nadšením. 🙂

5 výhod virtuální asistentky

Jaké jsou obecně nejzásadnější výhody virtuální asistentky?

S virtuální asistentkou po ruce se můžete konečně naplno věnovat rozvoji svého podnikání. Uvolní se vám ruce pro činnosti, na které předtím kvůli „papírování“ nezbýval čas. Svou energii najednou investujete do toho, co vaší firmě skutečně vydělává.

Virtuální asistentka za vás leccos vyřídí v době, kdy budete rozvíjet svůj byznys, nebo si prostě jen vychutnávat chvilky volna, klidu a pohody. Veškeré potřebné administrativní podklady budete mít připravené včas, a aniž byste s jejich tvorbou trávili hodiny a hodiny svého drahocenného času.

Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com
Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com

Shrňme si obecné výhody virtuální asistentky:

  1. šetříte náklady spojené se zaměstnáváním zaměstnance
  2. platíte pouze reálný odpracovaný čas
  3. šetříte náklady na provoz a vybavení kanceláře
  4. tvůrčí přístup k plnění zadaných úkolů, snaha skutečně pomoci
  5. hlavně máte více času na vaši odbornou práci, rodinu či koníčky

A to jsou jen ty nejzásadnější, ve zkratce. Určitě se jich při vzájemné spolupráci na konkrétních úkolech objeví mnohem více 🙂

Blog virtuální asistentky

  • Co umí (4): Loom, Dropbox, Asana, Trello, Freelo, Teamwork, Basecamp
    Chcete vašim spolupracovníkům nahrát důležité informace, ke kterým se mohou opakovaně vracet? Potřebujete spolehlivé rozhraní pro správu úkolů a organizaci projektů? Pročtěte si podrobnosti o aplikacích, které jsou pro to určeny.
  • Co umí (3): Canva, Evernote, Pipedrive
    Rádi byste si snadno a rychle vytvořili vizitku, leták či příspěvek na sociální sítě? Nebo zrovna pátráte po efektivní aplikaci pro ukládání poznámek či úkolů? Případně se chystáte na zavedení databáze klientů? Mohou vám s tím pomoci následující aplikace.
  • Co umí (2): WordPress, MailerLite a SimpleShop
    Potřebujete snadno tvořit své webové stránky? Oslovit zákazníky propracovanými e-maily? Nebo jednoduše prodávat své produkty či služby přes web? Přesně s tím pomáhají nástroje, na které se nyní podíváme blíže.
  • Co umí (1): LastPass, Google nástroje a Todoist
    Doba, kdy se řada z nás víc a víc přesouvá do digitálu, je spojená taky s větším využíváním nejrůznějších online aplikací. Které z nich vám však práci v online prostředí skutečně usnadní a reálně pomohou nejen při podnikání?
  • 5 tipů, jak si usnadnit delegování práce
    O delegování práce na virtuální asistentky už jste něco slyšeli, chcete to zkusit, ale nevíte, jak se do toho pustit? Jak si delegování úkolů co nejvíce usnadnit? Podívejte se na 5 tipů, které vám v tom pomohou.
  • 39 úkolů, které můžete předat virtuálním asistentkám: Příklady a tipy
    Podnikáte už nějakou dobu. Jde to dobře, ale cítíte, že v něčem byste na tom mohli být líp. To něco je čas. Obzvlášť v dnešní covidové době, kdy nejspíš potřebujete víc času na rodinu. Jenže zároveň tím nechcete ochudit svůj byznys. Co s tím?
  • 3 opravdu dobré důvody, proč delegovat
    Fakt se mi to delegování vyplatí? Co když jen přijdu o čas, peníze, know-how…? Chápu, že vám hlavou běží nejrůznější obavy, když přemýšlíte nad tím, že byste část svých úkolů svěřili někomu jinému. Existuje však několik osvědčených a opravdu dobrých důvodů, proč se vyplatí delegovat.
  • Seriál: Delegování pro více z podnikání
    Zkoušíte rádi novinky? Co říkáte na delegování práce virtuální asistentce? Uvažujete-li o tom, co byste ze své práce mohli delegovat někomu jinému, možná nastal ten správný čas začít. Nejspíš si ale kladete otázku: Jak? A opravdu se mi to vyplatí?
  • Top 10 českých podcastů pro inspiraci v podnikání
    Oblíbenost podcastů roste. Poskytují nejen zábavu, ale taky spoustu zajímavých rad, tipů a triků. I pro podnikatele.
  • Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor
    Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.
  • Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část
    Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.
  • Anastacia Brice: Příběh první virtuální asistentky na světě
    Oficiálně první virtuální asistentkou (VA) je Američanka Anastacia Brice. Ve světě se toho o ní ví hodně, u nás skoro nic. Přečtěte si její příběh poprvé v češtině!
  • Komu může virtuální asistentka pomoci?
    Rádi byste některé úkoly přenechali sekretářce, ale na plný úvazek na ni nejsou peníze. Pomoci může externí asistentka. Pro jaké obory činnosti se hodí nejlépe?
  • Virtuální asistenti v České televizi
    Jak funguje služba virtuální asistentka, kterou využívá stále více lidí. Tuto otázku si nedávno položili také reportéři v České televizi a vydali se zjišťovat odpovědi.
  • Dilema podnikání: Výsledky vs. nutnost šetřit náklady
    Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady.
  • O virtuální asistentce v cestovním ruchu
    Proč se majitelka cestovní kanceláře rozhodla pro služby virtuální asistentky?
  • 5 výhod virtuální asistentky
    Jaké jsou obecně nejzásadnější výhody virtuální asistentky?

Kontakt

Míša Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

 

Mgr. Michaela Divišová
IČ: 75486717
se sídlem Sladkovského 2388/44, 326 00 Plzeň
zapsaná v Živnostenském rejstříku vedeném u Magistrátu města Plzně
neplátce DPH

Subjektem věcně příslušným pro mimosoudní řešení spotřebitelských sporů je Česká obchodní inspekce (https://www.coi.cz/).