Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi brzy přidám. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.

Anastacia Brice: Příběh první virtuální asistentky na světě

Oficiálně první virtuální asistentkou (VA) je Američanka Anastacia Brice. Ve světě se toho o ní ví hodně, u nás skoro nic. Přečtěte si její příběh poprvé v češtině!

Píše se rok 1996. Třiatřicetiletá Američanka Anastacia Brice pomáhá na dálku po telefonu a faxu osobnímu kouči Thomasu J. Leonardovi (Coach U). Jednoho dne, když spolu telefonicky hovoří, ji Leonard označí za svou „virtuální“ asistentku.

Zrod externího administrativního asistenta

Jak se k asistenci na dálku vůbec dostala? V roce 1992 odešla z klasického pracovního prostředí a založila si podnikání z domova, zprvu postavené zejména na plánování cest a jiné praktické výpomoci podnikatelům.

Anastacia Brice

Zdroj: anastaciabrice.com

Tak se jí v hlavě začala rodit vize o externím administrativním asistentovi: o člověku, který využívá veškerých dostupných internetových technologií v kombinaci s „obvyklejšími“ kancelářskými postupy. Uvědomila si, že díky moderním způsobům komunikace může pracovat odkudkoliv pro jakéhokoliv klienta kdekoli na světě.

AssistU, firma pro VA

Leonardovo pojmenování se Anastacii Brice líbí, a navíc se chce stát průkopníkem v oboru, který považuje za perspektivní. Začátkem roku 1997 byl publikován článek o její práci virtuální asistentky v magazínu The Secretary (nyní Office Pro), obchodní publikaci Mezinárodní asociace administrativních profesionálů.

Hned na jaře toho roku zakládá v Baltimoru ve státě Maryland první společnost pro virtuální asistentky, a tím dostává tato profese své oficiální označení. A rovněž zkratku – VA. Firma AssistU rychle roste, stejně jako se zrychluje technologický pokrok umožňující rozvoj činnosti asistentů na dálku. Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou jejich alfou a omegou.

Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou alfou a omegou VAA podnikání  Anastacie Brice má žně: školení, koučování, podpora a certifikace virtuálních asistentů, jejich následné propojení se zákazníky a doporučení pro klienty, kteří chtějí pracovat s VA, je na trhu novinkou, která by se dala označit jako spojení pokroku a poptávky.

Jak jinak než virtuálně

Intenzivní 20týdenní vzdělávací program pro virtuální asistentky nabízela Anastacia Brice až do roku 2011. Byl navržen – jak jinak – jako virtuální kurz na dálku, který byl na více než 900 stranách obsahu k dispozici každému vážnému zájemci.

V roce 2011 školení přepracovala na samostudium s mentorem „mezi čtyřma očima“ (Virtuální mentorský program). Její obchodní model vždy byl a je určen zejména pro ženy, kterým podle své filozofie pomáhá žít hluboce autentický život.

Odbornice na virtuální práci

Že se Anastacia Brice stala ve svém oboru opravdu průkopnicí, to doložily například ocenění VACOC InnoVAtive Award v letech 2006 a 2007 za průkopnickou práci a vedení v této oblasti. Ještě předtím, v roce 2002, byla nominována na ocenění Fast Company’s Fast 50.

Působila jako odbornice na virtuální práci v Mezinárodní asociaci pro solopreneury – neboli podnikatele podnikající sólo, tedy řídící si svůj byznys výhradně sami, na vlastní pěst.

Dnes je častým hostem v rádiích, ona a AssistU byly v souvislosti s virtuální asistencí uváděny v mnoha online a tištěných publikacích (mimo jiné třeba Time Magazine, BusinessWeek nebo The Wall Street Journal). Zmíněna byla také ve více než desítce knih, včetně proslulého Čtyřhodinového pracovního týdne, o kterém bych řekla, že povědomí o virtuálních asistentkách přinesl do České republiky vůbec nejvíc.

Dilema podnikání: Výsledky vs. nutnost šetřit náklady

Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady.

Služba Internetová sekretářka vznikla z bohatých zkušeností s administrativou i podnikáním. Jako podnikatel si člověk uvědomí mimo jiné důležitost mít veškeré údaje dobře administrativně zpracované. Pro chod firmy, orientaci v datech, zázemí pro jednatele…

Zdroj: pixabay.com

Na druhou stranu však na mnoho úkolů nezbývá čas, nejsou lidi. Vycházím ze zkušeností živnostníků i firem. Snaha o co nejvyšší efektivitu, avšak nutnost šetřit náklady. To je přesně princip, s nímž jsem se jako virtuální asistentka – Internetová sekretářka vydala do světa. Ozvěte se mi, vyzkoušejte testovací zadání, a uvidíte, že se v podnikání dá leccos delegovat a zefektivnit, a přitom za rozumné náklady.

Vaše spokojenost je u mě na prvním místě. Zároveň mám také radost ze zadaných úkolů, snažím se skutečně pomoci a k zakázkám přistupuji s tvůrčím nadšením. 🙂

O virtuální asistentce v cestovním ruchu

Proč se majitelka cestovní kanceláře rozhodla pro služby virtuální asistentky?

Paní Libuše Sládečková si po nesnadném rozhodování založila vlastní cestovní agenturu. Dnes už je z ní cestovní kancelář a moje klientka vypadá velice spokojeně 🙂 Jsem vděčná za to, že mi dala příležitost být u rozvoje jejího byznysu, a moc ráda jí pomáhám.

Zdroj: pixabay.com

Jaké byly její začátky? Jaké překážky musela překonat? Jaké má plány do budoucna? A proč se rozhodla pro virtuální asistentku?

Více se dočtete v rozhovoru

Majitelka cestovní agentury: O podnikání v cestovním ruchu

5 výhod virtuální asistentky

Jaké jsou obecně nejzásadnější výhody virtuální asistentky?

S virtuální asistentkou po ruce se můžete konečně naplno věnovat rozvoji svého podnikání. Uvolní se vám ruce pro činnosti, na které předtím kvůli „papírování“ nezbýval čas. Svou energii najednou investujete do toho, co vaší firmě skutečně vydělává.

Virtuální asistentka za vás leccos vyřídí v době, kdy budete rozvíjet svůj byznys, nebo si prostě jen vychutnávat chvilky volna, klidu a pohody. Veškeré potřebné administrativní podklady budete mít připravené včas, a aniž byste s jejich tvorbou trávili hodiny a hodiny svého drahocenného času.

Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com
Virtuální asistentka zpracuje administrativu a připraví obchodní podklady. Zdroj: pixabay.com

Shrňme si obecné výhody virtuální asistentky:

  1. šetříte náklady spojené se zaměstnáváním zaměstnance
  2. platíte pouze reálný odpracovaný čas
  3. šetříte náklady na provoz a vybavení kanceláře
  4. tvůrčí přístup k plnění zadaných úkolů, snaha skutečně pomoci
  5. hlavně máte více času na vaši odbornou práci, rodinu či koníčky

A to jsou jen ty nejzásadnější, ve zkratce. Určitě se jich při vzájemné spolupráci na konkrétních úkolech objeví mnohem více 🙂

Kontakt

Mgr. Michaela Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

IČ: 75486717
Spis je veden v živ. rejstříku Magistrátu města Plzně.
Neplátce DPH

Z důvodu rodičovské dovolené jsou mé služby nyní omezené. Plně k dispozici budu opět od roku 2020. Děkuji za pochopení.

Reference

„Michaela je velmi spolehlivá a organizačně schopná. Zvládá s přehledem stresové a krizové situace a pracuje s plným nasazením a neutuchajícím elánem. Přidělené úkoly vždy zodpovědně a samostatně plní. Dokáže předvídat, co je třeba a nečeká vždy, dokud se jí úkol nepřidělí, ale sama se aktivně zapojuje. Dokáže řešit nejen dílčí záležitosti, ale i celé projekty. Její optimistický přístup, vyrovnanost a nadšení se přenáší i na ostatní, což je velmi pozitivní při kolektivní práci. Navíc ovládá několik jazyků, ve kterých dokáže profesionálně reprezentovat a komunikovat se zahraničními obchodními partnery.
Každý podnikatel potřebuje kolem sebe lidi, na které se může spolehnout a kterým věří. Michaela přesně takovým člověkem je. Spolupracuji s ní již od roku 2012 a za celou dobu mne jedinkrát nezklamala. Má mou plnou důvěru a podnikání si již bez ní ani neumím představit.“

Libuše Sládečková, www.libusetravel.cz

„Velice příjemná spolupráce obohacená dobrými nápady a pro mou profesi nezaujatou zpětnou vazbou. Vzhledem k tomu, že nevládnu jazyky, využívám spolupráce s Internetovou sekretářkou hlavně ke komunikaci se zahraničními galeriemi a klienty. V těchto ohledech je pro mě virtuální asistentka Míša dlouho hledanou a potřebnou pomocí.“

Doris Tesárková Oplová, www.dotatelier.com

„Spolupráci s paní Divišovou můžeme jen doporučit. Vše bylo vždy perfektně provedené ve velmi krátkém čase. Velmi si ceníme názorů a nápadů, kterými okořenila texty na našich webových stránkách. Jsme rádi, že jsme po dlouhé době a ne úplně dobrých zkušenostech našli partnera, kterému můžeme věřit, že výsledek naší spolupráce bude vždy vynikající.“

Petr Kubias, www.cubicor.cz

Zajímají vás další výhody internetové sekretářky? Chcete si vyzkoušet služby virtuální asistentky? Vytočte +420 607 226 624, nebo pište na vase@internetovasekretarka.cz

Ceny

Potřebujete pomoci s administrativou, ale nemůžete si dovolit platit sekretářku na plný úvazek? V Internetové sekretářce najdete vaše spolehlivé administrativní zázemí.

Zastane všechny funkce, které byste přidělili vaší vlastní asistence. Služby virtuální asistenky však na rozdíl od té na plný úvazek využíváte pouze v dobu, kdy potřebujete. Platíte tak skutečně jen za to, co vám vyhovuje. Mohou to být:

  • Jednorázové úkoly – když se toho navalí hodně a nemáte už na řadu z úkolů čas, nebo se prostě místo toho zrovna potřebujete věnovat důležitějším věcem.
  • Dlouhodobé úkoly – pokud máte každý měsíc pravidelně k vyřízení administrativu, ale není jí zase tolik na to, abyste si na ni najímali pracovní sílu na plný nebo vedlejší úvazek. Mzda vydaná za takovou pozici by se vám prostě nevrátila.

Kontaktujte mne – podle vašich potřeb společně vymyslíme řešení a navrhneme balíček „na klíč“ přesně pro vás.

Služby virtuální asistentky

Administrativa, administrativa… a zase ta administrativa
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • zpracování či úpravy dokumentů, tabulek, výpočtů apod.
  • přepisování textů např. z mluveného projevu
  • překlady textů z/do angličtiny a němčiny
Obchodní po(d)klady
  • tvorba nabídek, letáků
  • příprava prezentací
  • zhotovení seznamů zajímavých klientů/obchodních partnerů k oslovení
  • evidence kalendáře – sjednávání a připomínání schůzek
  • vyřizování rezervací a objednávek na jakékoliv firemní akce, služební cesty…
Komunikace v malíku
  • obchodní korespondence
  • tvorba PR článků, tiskových zpráv apod.
  • vyřizování části e-mailové a telefonické komunikace, kterou chcete delegovat
Web k světu
Úspory pro podnikatele

A mnoho dalšího, dle domluvy 🙂

Přečtěte si o zkušenostech s virtuální asistentkou

Hledáte virtuální asistentku?

Řešení řady problémů pro vás bude díky virtuální asistentce stejně snadné jako sfouknout pampelišku 🙂

Administrativa je v podnikání většinou nudnou, ale zcela nezbytnou činností. Máte pocit, že vás „papírování“ jen zdržuje od toho, co je skutečně důležité? Jenže je potřeba mít nutné záležitosti hotové, přestože na ně nemáte čas ani chuť.

Delegujte na virtuální asistentku

Zefektivněte své podnikání, neodkládejte potřebnou administrativu už ani minutu – zkrátka ji delegujte! Pomohu vám. Jsem virtuální asistentka. Cože? A kdo že to vlastně je, ta virtuální asistentka? O to se zajímali i lidé v České televizi a natočili o tom reportáž.

Pracuji v přesvědčení, že nic velkého nebylo nikdy dosaženo bez nadšení.

Administrativa pro mne není nudnou rutinou. Naopak, zadanou práci vykonávám s nadšením a vždy se snažím odvádět prvotřídní výsledek. Nejen proto, že administrativa mne velmi baví. Ale také proto, že bych si nevzala na triko, abych svou práci odflákla. 🙂

Výhody Internetové sekretářky:

  • Úspora vašeho času a mzdových nákladů
  • Kvalitní služby za rozumné peníze
  • Efektivní a rychlé zpracování administrativy
  • Mnohostrannost a flexibilita
  • Splnění zadaných úkolů s maximálním nasazením
  • Mohu přinést nový pohled na věc a řadu nových nápadů
  • Mám spolehlivý, pečlivý a zodpovědný přístup

Prohlédněte si příklady služeb, které mi můžete zadat.