Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.

Jsem vaše živá virtuální asistentka

Virtuální asistentka. Na první dobrou vás nejspíš napadnou jména jako Siri, Alexa, Cortana nebo Alisa. Já ale nejsem umělá inteligence 🙂 Jsem člověk, který pomáhá ostatním podnikatelům získat čas a peníze pro rozvoj jejich byznysu.

Řešení řady problémů pro vás bude díky virtuální asistentce stejně snadné jako sfouknout pampelišku :-)
Řešení řady problémů pro vás bude díky virtuální asistentce stejně snadné jako sfouknout pampelišku

Moje specializace

Možná zrovna hledáte někoho, kdo vám pomůže v některé z následujících oblastí. Klikněte na to, co vás zajímá, a hned se dozvíte, co pro vás mohu udělat.

Proč virtuální asistentka?

A ještě k tomu označení virtuální asistentka. Tohle slovní spojení se prostě už nějakou dobu používá taky pro lidi 🙂

Opravdu, první člověčí virtuální asistentka se objevila už v roce 1996. Zajímá vás, jak k tomu došlo? Přečtěte si můj článek o příběhu Anastacie Brice. A nedávno se o virtuální asistentky zajímali i novináři v České televizi a natočili o tom reportáž.

Externí, internetová nebo online

Dnes se takovému člověku říká také externí asistentka, asistentka na dálku, internetová asistentka nebo online asistentka.

Ať už virtuální, externí nebo online, stejně vás pravděpodobně nejvíc zajímá, kolik taková služba stojí. Nebo jaké jsou zkušenosti podnikatelů a firem s virtuální asistentkou.

A jestli jste nenašli odpovědi na všechny své otázky, jednoduše se mne zeptejte. Telefonicky, e-mailem, nebo přes kontaktní formulář.

Blog virtuální asistentky

Kontakt

Mgr. Michaela Divišová (dříve Vinšová)

Tel.: +420 607 226 624
E-mail: vase@internetovasekretarka.cz

Nebo využijte kontaktní formulář:

IČ: 75486717
Jsem vedená k tomu vám sdělit, že jsem vedená u ŽÚ v Plzni.
Neplátce DPH

Z důvodu rodičovské dovolené jsou mé služby nyní omezené. Plně k dispozici budu opět od září/října 2020. Děkuji za pochopení.

Reference

„Michaela je velmi spolehlivá a organizačně schopná. Zvládá s přehledem stresové a krizové situace a pracuje s plným nasazením a neutuchajícím elánem. Přidělené úkoly vždy zodpovědně a samostatně plní. Dokáže předvídat, co je třeba a nečeká vždy, dokud se jí úkol nepřidělí, ale sama se aktivně zapojuje. Dokáže řešit nejen dílčí záležitosti, ale i celé projekty. Její optimistický přístup, vyrovnanost a nadšení se přenáší i na ostatní, což je velmi pozitivní při kolektivní práci. Navíc ovládá několik jazyků, ve kterých dokáže profesionálně reprezentovat a komunikovat se zahraničními obchodními partnery.
Každý podnikatel potřebuje kolem sebe lidi, na které se může spolehnout a kterým věří. Michaela přesně takovým člověkem je. Spolupracuji s ní již od roku 2012 a za celou dobu mne jedinkrát nezklamala. Má mou plnou důvěru a podnikání si již bez ní ani neumím představit.“

Libuše Sládečková, www.libusetravel.cz

„Velice příjemná spolupráce obohacená dobrými nápady a pro mou profesi nezaujatou zpětnou vazbou. Vzhledem k tomu, že nevládnu jazyky, využívám spolupráce s Internetovou sekretářkou hlavně ke komunikaci se zahraničními galeriemi a klienty. V těchto ohledech je pro mě virtuální asistentka Míša dlouho hledanou a potřebnou pomocí.“

Doris Tesárková Oplová, www.dotatelier.com

„Spolupráci s paní Divišovou můžeme jen doporučit. Vše bylo vždy perfektně provedené ve velmi krátkém čase. Velmi si ceníme názorů a nápadů, kterými okořenila texty na našich webových stránkách. Jsme rádi, že jsme po dlouhé době a ne úplně dobrých zkušenostech našli partnera, kterému můžeme věřit, že výsledek naší spolupráce bude vždy vynikající.“

Petr Kubias, www.cubicor.cz

Zajímají vás další výhody internetové sekretářky? Chcete si vyzkoušet služby virtuální asistentky? Vytočte +420 607 226 624, nebo pište na vase@internetovasekretarka.cz