Jak probíhá spolupráce

1. Kontaktujete mě

Jestliže jste dospěli k rozhodnutí, že některé své činnosti už opravdu nutně potřebujete delegovat, neváhejte mě kontaktovat. E-mailem, telefonicky, přes kontaktní formulář. Nebo mi napište na LinkedInu, případně na Facebooku. Sdělte mi prosím činnosti, které byste chtěli delegovat. Dám vám vědět zpátky, zda je v mých možnostech vám pomoci a jak.*

2. Probereme, co potřebujete

Pokud vám budu schopná pomoci, domluvíme si úvodní konzultaci. V dohodnutý termín se zkontaktujeme telefonicky nebo online (přes Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Messenger nebo WhatsApp) a probereme konkrétní možnosti spolupráce.

3. Domluvíme detaily

Podle rozsahu poptávky a náročnosti úkolů vypracuji cenovou nabídku. V případě, že se domluvíme na spolupráci, sejdeme se spolu nad seznamem vašich úkolů a domluvíme se, co a v jakém rozsahu na mě budete delegovat. Společně probereme cokoliv dalšího, co vás k naší spolupráci bude ještě zajímat (NDA, způsob vyúčtování atp.). Já od vás také zjistím bližší informace, které budu ke své práci potřebovat, abychom zabránili případnému nedorozumění.

4. Nastavíme systém

Zahájíme spolupráci a nastavíme systém naší budoucí komunikace o jednotlivých úkolech. Vše doladíme tak, aby vám navržené nástroje a postupy byly co nejvíce k užitku. V případě, že budete potřebovat pomoci v rámci vašich programů nebo e-mailové komunikace, domluvíme se na vytvoření přístupů či založení schránky. Budu vám k dispozici, když budete mít další dotazy. Pokud by se vyskytly nějaké překážky, budu tady pro vás pro jejich řešení.

5. Delegujete

Posíláte mi úkoly ke zpracování a já je samostatně plním do předem stanoveného termínu. Vaše spokojenost a vzájemná důvěra je pro mě nezbytným předpokladem spolupráce. Budu ráda za otevřenost a zpětnou vazbu. Koncem každého sjednaného období vám zašlu fakturu společně s reportem o odpracovaných hodinách. Vždy platíte jen za skutečně odvedenou práci. Věřím, že budete mít radost z dosažených pokroků a úspěchů. 🙂

Zajímá vás více o spolupráci s virtuální asistentkou? Přečtěte si:

 

*P. S.: Pokud by vámi požadované činnosti k delegování nebyly v mých časových a/nebo profesních možnostech, ráda vám doporučím některou z mých kolegyň konkrétně vám schopnou pomoci.

FAQ

Neboli nejčastější otázky, které mi na téma virtuální asistence kladete – a odpovědi na ně 🙂

Virtualni asistentka FAQ

Na téhle stránce vám chci odpovědět na co nejvíce otázek, které vás na tohle téma napadají. Takže pokud zde nenajdete odpověď na tu svou otázku (nebo i více otázek), budu ráda, když mi ji napíšete (nebo je sepíšete) na e-mail vase@internetovasekretarka.cz. Předem děkuji a těším se na odpovídání na vaše dotazy 🙂

A teď už k otázkám, které mám zatím zpracované.

Co nebo kdo je to virtuální asistentka?

Virtuální asistentka, která se často označuje jen zkratkou VA, je člověk pracující většinou online, z domu, na dálku a na volné noze.

Zpracovává nejen administrativní úkoly (např. vytváření různých dokumentů, přepis psaného textu nebo mluveného slova, plánování schůzek a hlídání termínů), které na ni delegují ostatní podnikatelé nebo firmy, ale v současné době čím dál tím více vykonává také práce technického rázu (např. správa webu / e-shopu) nebo z oblasti internetového marketingu (např. copywriting, správa sociálních sítí, rozesílání newsletterů).

Proč virtuální asistentka?

A ještě k tomu označení virtuální asistentka. Tohle slovní spojení se prostě už nějakou dobu používá taky pro lidi 🙂

Opravdu, první člověčí virtuální asistentka se objevila už v roce 1996. Zajímá vás, jak k tomu došlo? Přečtěte si můj článek o příběhu Anastacie Brice. A nedávno se o virtuální asistentky zajímali i novináři v České televizi a natočili o tom reportáž.

Setkal jsem se i s názvy externí nebo online asistentka. To je taky virtuální asistentka?

Ano, virtuální asistentky se označují taky termíny jako externí asistentka, asistentka na dálku, internetová asistentka nebo online asistentka.

Co virtuální asistentka dělá?

Jak už jsem psala výše, v současné době už to není jen zpracování administrativy online. Další obory činností, které na VA podnikatelé a firmy dnes již běžně delegují, jsou velice pestré – od tvorby a správy databáze kontaktů přes zákaznickou podporu a zákaznický servis až po psaní PR článků, textů na blogy, příspěvků na sociální sítě apod.

A protože záběr možných činností pro delegování je opravdu široký, virtuální asistentky se většinou profilují jen na několik (2-3) oblastí, případně se specializují pouze na 1 pro ně stěžejní.

Kde najdu virtuální asistentku?

Samozřejmě na internetu 🙂 Můžete googlit přes klíčová slova “virtuální asistentka“, “online asistentka” nebo “externí asistentka“. Konkrétněji na ni narazíte třeba v tématických skupinách na Facebooku, ale i na pracovních portálech nebo na LinkedInu. Virtuálních asistentek dnes působí již celá řada, takže rozhodně máte z čeho vybírat a zvolit si takovou, která se specializuje na úkoly, jež potřebujete předat.

Jak jí mám zadávat práci?

Způsob delegování úkolů si nastavíte při bližším jednání. Mezi standardní postupy pro vzájemnou komunikaci jako takovou patří e-mail či telefon, případně videohovory např. přes Google Meet, Microsoft Teams, Skype nebo Zoom.

Detaily jednotlivých úkolů pak můžete do budoucna sdílet přes aplikaci pro řízení projektů. Takovýchto chytrých aplikací už je dnes na trhu celá řada, já osobně mám zkušenost s několika z nich a ráda s vámi proberu, která by pro vás byla ta nejvhodnější (na základě vašich možností a potřeb).

Anastacia Brice: Příběh první virtuální asistentky na světě

Oficiálně první virtuální asistentkou (VA) je Američanka Anastacia Brice. Ve světě se toho o ní ví hodně, u nás skoro nic. Přečtěte si její příběh poprvé v češtině!

Píše se rok 1996. Třiatřicetiletá Američanka Anastacia Brice pomáhá na dálku po telefonu a faxu osobnímu kouči Thomasu J. Leonardovi (Coach U). Jednoho dne, když spolu telefonicky hovoří, ji Leonard označí za svou „virtuální“ asistentku.

Zrod externího administrativního asistenta

Jak se k asistenci na dálku vůbec dostala? V roce 1992 odešla z klasického pracovního prostředí a založila si podnikání z domova, zprvu postavené zejména na plánování cest a jiné praktické výpomoci podnikatelům.

Anastacia Brice

Zdroj: anastaciabrice.com

Tak se jí v hlavě začala rodit vize o externím administrativním asistentovi: o člověku, který využívá veškerých dostupných internetových technologií v kombinaci s „obvyklejšími“ kancelářskými postupy. Uvědomila si, že díky moderním způsobům komunikace může pracovat odkudkoliv pro jakéhokoliv klienta kdekoli na světě.

AssistU, firma pro VA

Leonardovo pojmenování se Anastacii Brice líbí, a navíc se chce stát průkopníkem v oboru, který považuje za perspektivní. Začátkem roku 1997 byl publikován článek o její práci virtuální asistentky v magazínu The Secretary (nyní Office Pro), obchodní publikaci Mezinárodní asociace administrativních profesionálů.

Hned na jaře toho roku zakládá v Baltimoru ve státě Maryland první společnost pro virtuální asistentky, a tím dostává tato profese své oficiální označení. A rovněž zkratku – VA. Firma AssistU rychle roste, stejně jako se zrychluje technologický pokrok umožňující rozvoj činnosti asistentů na dálku. Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou jejich alfou a omegou.

Mobilní telefon, a hlavně internet, jsou alfou a omegou VAA podnikání  Anastacie Brice má žně: školení, koučování, podpora a certifikace virtuálních asistentů, jejich následné propojení se zákazníky a doporučení pro klienty, kteří chtějí pracovat s VA, je na trhu novinkou, která by se dala označit jako spojení pokroku a poptávky.

Jak jinak než virtuálně

Intenzivní 20týdenní vzdělávací program pro virtuální asistentky nabízela Anastacia Brice až do roku 2011. Byl navržen – jak jinak – jako virtuální kurz na dálku, který byl na více než 900 stranách obsahu k dispozici každému vážnému zájemci.

V roce 2011 školení přepracovala na samostudium s mentorem „mezi čtyřma očima“ (Virtuální mentorský program). Její obchodní model vždy byl a je určen zejména pro ženy, kterým podle své filozofie pomáhá žít hluboce autentický život.

Odbornice na virtuální práci

Že se Anastacia Brice stala ve svém oboru opravdu průkopnicí, to doložily například ocenění VACOC InnoVAtive Award v letech 2006 a 2007 za průkopnickou práci a vedení v této oblasti. Ještě předtím, v roce 2002, byla nominována na ocenění Fast Company’s Fast 50.

Působila jako odbornice na virtuální práci v Mezinárodní asociaci pro solopreneury – neboli podnikatele podnikající sólo, tedy řídící si svůj byznys výhradně sami, na vlastní pěst.

Dnes je častým hostem v rádiích, ona a AssistU byly v souvislosti s virtuální asistencí uváděny v mnoha online a tištěných publikacích (mimo jiné třeba Time Magazine, BusinessWeek nebo The Wall Street Journal). Zmíněna byla také ve více než desítce knih, včetně proslulého Čtyřhodinového pracovního týdne, o kterém bych řekla, že povědomí o virtuálních asistentkách přinesl do České republiky vůbec nejvíc.