Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 1. část

Virtuální asistentka může pro cestovní kancelář zařizovat rezervace, vyřizovat objednávky, překládat ceníky. E-mailem, telefonicky. Rychle.

Práce v cestovní kanceláři zahrnuje hodně činností. Kupu věcí, co je potřeba zařídit, vyjednat, zaurgovat. Obzvlášť v menší cestovce, kde je na všechno často člověk sám, narůstá seznam aktivit, které by se hodily delegovat na někoho jiného. Majitelka CK Libuše Travel si tohle uvědomila, a přesunula na mne komunikaci se zahraničními partnery.

Externí rezervační oddělení

Prioritou Libuše Sládečkové je samozřejmě postarat se o klienty a o prodej. Dobře však ví, že někdo taky musí být v „administrativním zázemí“, komunikovat s obchodními partnery v zahraničí, dělat u nich rezervace, vyřizovat objednávky, aktualizovat ceníky, překládat nabídky… A protože zatím nemá kapacitu na vlastní rezervační oddělení, kde by seděl minimálně jeden člověk na plný úvazek, najala si na vyřizování těchto činností virtuální asistentku 🙂

A tak jsem se jako virtuální asistentka ocitla ve svém živlu, v cestovním ruchu. Administrativní práce v cestovní kanceláři mne moc a moc baví. Co všechno vyřizuji z pozice externího rezervačního oddělení? Jak už jsem zmínila výše, je toho fůra. Tak jsem se rozhodla ji v tomhle povídání rozdělit do dvou menších kupek.

V první fázi se věnuji činnostem, které jsou:

  • podkladem kvalitní nabídky pro klienty – vyžádání aktuálních ceníků a pečlivý překlad všeho, co má hotel/penzion/jiný partner v nabídce,
  • zárukou, že poptávka klientů na nabídku bude u zahraničního partnera ověřena, případně rovnou rezervována.

Překlady ceníků a rezervace (nejen) ubytování

Nejprve si tedy vyžádám ceníky, případně jiné aktuální nabídky, které následně přeložím (z angličtiny nebo němčiny). Dále zpracovávám poptávky od klientů CK, kteří chtějí rezervaci ubytování či jiných vybraných služeb u partnerů v zahraničí.

Probíhá to jednoduše: Cestovka mi založila samostatný e-mailový účet, přes který vyřídím vše potřebné. Pokud je potřeba, telefonuji. Zadané požadavky od CK, ať už na ceníky, nabídky, nebo rezervace pro klienty vyřizuji – samozřejmě a jak jinak – co nejrychleji 🙂

Povídání o druhé fázi přidám po Novém roce. Těšit se můžete na shrnutí toho, co následuje po rezervaci. Třeba jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu.

Získejte čas pro rozvoj byznysu

Virtuální asistentka. Na první dobrou vás nejspíš napadnou jména jako Siri, Alexa, Cortana nebo Alisa. Já ale nejsem umělá inteligence 🙂 Jsem člověk, který pomáhá ostatním podnikatelům získat čas pro rozvoj jejich byznysu.

Virtuální asistentka Michaela Divišová

Ať máte konečně čas

  • Vylepšovat svoje produkty a služby.
  • Oslovit nové klienty a/nebo dodavatele.
  • Ještě víc se vzdělávat ve svém oboru.

Podnikáte, jste vytížen/a na maximum a pořádně nestíháte ani jedno z toho. Představte si ale, že byste ten čas měli. Stačí předat třeba jen jeden nebo dva úkoly virtuální asistentce.

O předání části své práce někomu dalšímu už nějakou dobu uvažujete, ale zatím jste se do toho nepustil/a? Máte nějaké obavy s tím spojené? Nevíte, jak delegovat? Ozvěte se mi, jsem tu od toho, abych pomohla. 🙂 Využijte 30minutovou úvodní konzultaci se mnou zdarma. Nejprve probereme vaše případné obavy. Povíme si, co vám v delegování práce možná brání a jak to řešit. Dále spolu projdeme váš seznam úkolů, vytipujeme si, které z nich se dají delegovat, a domluvíme se, co a jak mi můžete předat.

Moje specializace

Možná zrovna hledáte někoho, kdo vám pomůže v některé z následujících oblastí. Klikněte na to, co vás zajímá, a hned se dozvíte, co pro vás mohu udělat.

A co dál? Pravděpodobně vás teď nejvíc zajímá, kolik taková služba stojí. Nebo jaké jsou zkušenosti podnikatelů a firem s virtuální asistentkou.

Nenašli jste odpovědi na všechny své otázky? Mrkněte nejdřív do FAQ, případně se mě jednoduše zeptejte. Telefonicky, e-mailem, nebo přes kontaktní formulář.

 

Služby virtuální asistentky

Administrativa

  • zpracování či úpravy dokumentů, tabulek, výpočtů
  • získávání klíčových informací – rychlá orientace na internetu
  • vyřizování e-mailové komunikace, kterou chcete delegovat
  • zhotovení seznamů zajímavých klientů/obchodních partnerů k oslovení
  • přepis psaného textu nebo mluveného slova
Více o administrativních službách

Cestování/cestovní ruch

  • vyhledání nejvhodnějšího ubytování/letenek/dalších služeb
  • vyřizování rezervací a objednávek na firemní akce, služební cesty
  • plánování cest do nejmenších detailů
  • komunikace se zahraničními partnery (v angličtině, němčině)
  • překlady nabídek a ceníků včetně případné kalkulace a následné kontroly faktur
Více o službách pro cestování a cestovní kanceláře

Copywriting

  • copywriting aneb obsahové texty pro web – co je copywriting
  • PR články
  • tiskové zprávy
  • odborné články čtivé i pro vyhledávače (SEO samozřejmostí)
Více o psaní textů a článků

Korektury textů

  • oprava gramatiky
  • úprava stylistiky
  • korektury výhodné pro SEO – copyediting
Více o korekturách a SEO copyeditingu

Správa webu/e-shopu

  • příprava aktualit na blog
  • aktualizace ceníků, fotek apod.
  • doplňování nových a odstraňování starých produktů
  • úpravy, vkládání a aktualizace cen zboží
  • komunikace se zákazníky e-shopu a návštěvníky webu
Více o správě webů a e-shopů

Úspory energií

  • odborné analýzy úspor na energiích
  • možnosti úspor v cenách energií ve firmě i doma
  • doporučení kvalitních a prověřených dodavatelů
  • vyřízení administrativy při změně dodavatele
Více o úsporách energií

O předání části své práce někomu dalšímu už nějakou dobu uvažujete, ale zatím jste se do toho nepustil/a? Máte nějaké obavy s tím spojené? Nevíte, jak delegovat? Ozvěte se mi, jsem tu od toho, abych pomohla. 🙂 Využijte 30minutovou úvodní konzultaci se mnou zdarma. Nejprve probereme vaše případné obavy. Povíme si, co vám v delegování práce možná brání a jak to řešit. Budete-li dále chtít pokračovat, projdeme spolu váš seznam úkolů, vytipujeme si, které z nich se dají delegovat, a domluvíme se, co a jak mi můžete předat.