Jak spolupracují virtuální asistentka a cestovka? 2. část + Rozhovor

Virtuální asistentka specializovaná na cestovní ruch pomůže s realizací zájezdů od A do Z. Cestovní kancelář jí tak může zadat i vyřizování objednávek, kontrolu faktur a odbavení zájezdů.

V předchozí části jsem se zabývala vyžádáním a překladem nabídek a ceníků zahraničních partnerů. Dále vyřizováním rezervací pro klienty. A co následuje po rezervaci? Jak probíhá objednávka nebo odbavení zájezdu? + ROZHOVOR

Objednávky, kontroly faktur, odbavení zájezdů

Takže slibovaná druhá kupka činností je tady 🙂 Poté, co cestovce odešlu veškeré potřebné údaje o provedené rezervaci, ta zase vyřídí vše nezbytné s klientem. Jakmile má klientovu platbu, můžeme se vrhnout na objednávku.

U partnera v zahraničí tedy závazně potvrdím předchozí rezervaci. Doplním údaje, které potřebuje (o cestujících, o požadovaných službách apod.). Následně mi od něj přijde faktura, kterou zkontroluji. Pokud částka nesedí podle mých výpočtů, dále to s partnerem komunikuji, až se dobereme řešení. Jestliže vyfakturovaná částka souhlasí, posílám ji cestovce s poznámkou „za mě OK“. 🙂

A nakonec můžeme přistoupit k odbavení zájezdu. Když od cestovky dostanu avízo o platbě faktury zahraničnímu partnerovi, vytvořím voucher. Ten pošlu zaprvé do cestovní kanceláře, která už jej předá klientovi, aby se s ním prokázal při příjezdu. Zadruhé voucher posílám společně s avízem partnerovi, a ten potvrdí dokončení celého procesu.

Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce“

Oslovila jsem Libuši Sládečkovou, se kterou na realizaci zájezdů pro jednotlivce a skupiny spolupracuji od roku 2012. Požádala jsem ji, jestli by s námi mohla sdílet své zkušenosti s výpomocí virtuální asistentky v cestovním ruchu (to jako se mnou :-)). Souhlasila, a tak vám s velkou radostí přináším rozhovor s majitelkou CK Libuše Travel.

Jaký to je pocit, najednou delegovat část své práce někomu jinému?

Samozřejmě, že nejprve mám pocit vše kontrolovat. Ale u Míši jsem se velmi rychle přesvědčila, že ji kontrolovat nemusím, naopak sama mi připomíná termíny různých rezervací.

Co Ti virtuální asistentka usnadnila?

Určitě mi usnadnila jazykovou bariéru mezi CK a zahraničními dodavateli. Míša umí několik jazyků a má zkušenosti v psaní textů v cestovním ruchu. Hlídá nejen termíny rezervací, ale i správnost faktur, aby nám dodavatel skutečně účtoval jen to, co je dohodnuto a ne více.

Jak připravuješ podklady pro virtuální asistentku?

Velice jednoduše: důležité body sepíšu a pošlu mailem, případně ostatní doladíme telefonicky.

A jak na ni požadované úkoly nejčastěji deleguješ?

Vytvořila jsem jí služební mail, na který ji posílám úkoly. Pokud je něco prioritou, tak Míše zavolám. Většinou se jedná o navázání kontaktu s hotelem nebo jiným dodavatelem služeb, perfektní překlad jejich nabídky včetně cen, zadávání rezervace pro jednotlivce či skupinu osob, vyřizování různých dotazů (jídelníček, vstupenky, jízdenky na loď a další služby), potvrzení závazné objednávky, kontrola vyhotovené faktury, vytvoření voucheru, zajištění zpětné vazby. 

Co bys doporučila cestovce, která uvažuje o externí výpomoci?

Aby se externí výpomoci u Míši nebála. Míša je velice schopná a spolehlivá a hlavně mám v ní velkou důvěru. Vzájemná důvěra – to je to, co musí být základem spolupráce. 

Lidé mi někdy říkají, že nevědí, jak mají správně delegovat. Máš nějaký tip? Případně co dalšího by si podle Tvého názoru měla cestovní kancelář při takové spolupráci ohlídat?

Určitě by se měla CK podívat na reference asistentky. Míšu mohu s klidným svědomím doporučit každé cestovce, má několikaleté zkušenosti, mohu se na ni spolehnout i v krizových situacích, například pokud jsem v zahraničí, tak vím, že mám kolegyni na telefonu, která mi pomůže krizovou situaci zvládnout.